Compliance-Software – Matching der besten Systeme und Tools
Ihr seid auf der Suche nach einem Compliance-Managament System, das eure Prozesse optimiert?…
lassisches Abfallmanagement war lange eine Randdisziplin – oft irgendwo zwischen Produktion und Verwaltung aufgehängt. Doch das hat sich seit dem EU-Kreislaufwirtschaftspaket, ESG-Strategien und "Zero Waste" stark verändert.
In diesem umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer Abfallmanagement-Software fassen wir alle relevanten Informationen für den Auswahlprozess des richtigen Tools zusammen und identifizieren für euch die relevantesten Anbieter im Rahmen eines individuellen Software-Matchings.
Wenn du dich bereits bestens mit der Abfall- und Kreislaufwirtschaft auskennst und direkt unseren kostenlosen Matching-Service für ein Abfallmanagement-Tool nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
Abfallmanagement läuft in vielen Unternehmen noch immer nebenher – mit Excel-Listen und oft unklaren Zuständigkeiten. Dies mag funktionieren solange keine besonderen Anforderungen bestehen. Wenn Mengen jedoch steigen, Nachweise (z. B. beim eANV ) fehlen oder Entsorgungskosten unerwartet explodieren, zeigt sich: Ohne strukturierte Prozesse und verlässliche Daten wird Abfallmanagement schnell teuer und riskant.
Eine Software für das Abfallmanagement löst genau diese Probleme. Sie erfasst alle Abfälle zentral, dokumentiert Mengen, Entsorger, Kosten und Nachweise automatisch und sorgt für klare Verantwortlichkeiten. So spart ihr nicht nur Zeit bei der täglichen Abwicklung, sondern habt jederzeit den vollen Überblick – auch für Audits, Umweltberichte oder interne Auswertungen.
Besonders spannend wird es, wenn ihr Abfall nicht nur entsorgt, sondern aktiv Restmüll reduziert. Die Software zeigt euch, wo Abfälle entstehen, welche Stoffe teuer entsorgt werden und wo besser getrennt werden kann.
Kurz gesagt: Durch die geschaffene Transparenz einer Software für Abfallmanagement spart ihr Zeit, senkt Kosten, erfüllt die diversen gesetzliche Pflichten und legt den Grundstein für ein nachhaltiges, transparentes Abfallmanagement, bei der die Müllreduktion auch die KPIs in eurer Klimabilanz verbessert.
Abfallmanagement ist ein Teilbereich des integrierten Managementkonzepts HSEQ – auch EHS – (Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Qualitätsmanagement) und hier insbesondere des Umweltmanagements. Um euch im Software-Auswahlprozess eine erste Orientierung zu geben, schauen wir uns den aktuellen Markt in Deutschland, Österreich und der Schweiz an.
Durch die vielen neuen Abfallwirtschaftsthemen entwickelte sich der Markt für Abfallmanagement-Software in kurzer Zeit deutlich weiter. Lange Zeit wurden die technischen Lösungen ausschließlich von großen Entsorgungsunternehmen angeboten, die ihren Kunden eigene Portale oder Tools zur Verfügung stellten – allerdings oft mit dem vertrieblichen Hintergedanken, Kunden an die eigenen Leistungen zu binden.
Inzwischen gibt es im deutschsprachigen Raum rund 30 Softwareanbieter, die Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen anbieten – von schlanken Tools für kleinere Betriebe bis hin zu umfassenden Plattformen für Konzerne mit mehreren internationalen Standorten.
Heute sorgen datengetriebene, agile Start-Ups für frischen Wind in der Branche und bieten moderne Lösungen an, die exzellent zu bedienen sind. Ohne große Aufwände bei der Implementierung werden agil die Prozesse optimiert und unmittelbar Ergebnisse (zum ROI später noch mehr) geliefert.
Bei der Suche nach einer Softwarelösung werden Anbieter in diese drei Kategorien unterteilt:
Spezialisierte Abfallmanagement-Software: Diese Toolanbieter konzentrieren sich ausschließlich auf die Prozesse rund um Abfälle und Wertstoffe – von der Entstehung über die Trennung und Entsorgung bis zur Kosten- und Mengenauswertungen. Die Lösungen lassen sich flexibel mit verschiedenen Entsorgern nutzen, bieten umfangreiche Auswertungen und unterstützen Unternehmen dabei, Abfallprozesse aktiv zu steuern und zu optimieren. Sogar hier splittet sich der Markt und es gibt Lösungen zu den immer wichtiger werdenden Teilbereichen wie Recycling- und Verpackungsmanagement (u.a. durch die Regulierung von Verpackungsmüll Rahmen der PPWR).
ERP- und Umweltmanagement-Software: Einige ERP-Systeme und umfängliche Umweltmanagement-Softwarearten (auch EHS-/HSE-Suiten)) bieten Abfallmanagement-Module an. Diese sind oft gut in bestehende Prozesse integriert, aber teilweise im Gesamtkontext komplex und weniger spezialisiert. Der Fokus liegt meist auf der reinen Dokumentation – Optimierungs- und Analyseprozesse werden mit Basisfunktionen bereitgestellt.
Entsorgergebundene Lösungen: Große Entsorgungsunternehmen bieten weiterhin eigene Plattformen an, über die ihr Mengen meldet, Aufträge auslöst und Nachweise abruft. Der Vorteil: Die Schnittstelle zum Entsorger ist direkt integriert. Der Nachteil: Ihr seid meist an diesen einen Dienstleister gebunden – ein echter Vergleich verschiedener Entsorger oder die freie Wahl bei Ausschreibungen wird erschwert.
Zusätzlich gibt es Nischenanbieter, die sich auf spezielle Abfallarten (z. B. Gefahrgut oder Produktionsabfälle) konzentrieren oder besondere Branchen (z. B. der Baubranche mit dem größten Abfallaufkommen, Lebensmittel oder Krankenhäuser) adressieren.
Die Entscheidung welche Art von Softwareanbieter euch beim Abfallmanagement bestmöglich unterstützt und das größte Optimierungspotenzial hebt, muss in dem Softwareauswahlprozess analysiert werden. In jedem Fall solltet ihr die spezialisierten Tools screenen, um die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten zu kennen. Entsprechende Empfehlungen für dieses Screening anhand eurer Kriterien erhaltet ihr über unser unten folgendes Matching.
Durch das vielfältige Anbieterangebot ist es ohne Belang, ob ihr gerade erst mit der Digitalisierung der verschiedenen Prozesse startet oder eine bereits im Einsatz befindliche Software gegen eine effektivere Alternative austauscht: In 2025 gibt es für jeden Bedarf und jedes Budget eine Lösung, die einen hohen Mehrwert stiftet.
Schauen wir uns die nützlichsten Softwarefunktionen an:
Abfallerfassung und Mengenmanagement: Kein Excel-Chaos mehr: Die Software erfasst alle Abfallarten, Mengen und Entstehungsorte zentral – egal ob Restmüll, Wertstoffe oder Sonderabfälle. Auch Änderungen oder Korrekturen dokumentiert sie lückenlos. Praxisbeispiel: Ihr seht auf einen Blick, wie viel Kunststoffabfall in der Produktion anfällt oder wie sich der Papierverbrauch in den Büros entwickelt – teilweise sogar in Echtzeit und ohne manuelle Datensammlung.
Nachweis- und Dokumentenmanagement: Abfallnachweise, Begleitscheine, Entsorgungsverträge oder Efb-Zertifikate – alle relevanten Dokumente landen automatisch und digitalisiert im System, sauber abgelegt nach Abfallart, Standort und Entsorger.
Optimierung der Abfallentsorgung & -logistik: Durch eine smarte Steuerung von Entsorgungsprozessen werden unnötige Fahrten vermieden, Leerbehälter nicht abgeholt und Container optimal befüllt. Die Software plant Entsorgungsrouten effizient und reduziert Transportkosten.
ESG- und Nachhaltigkeitsreporting: Abfallmanagement wird Teil eurer ESG-Strategie: Die Software liefert die Kennzahlen für euren Nachhaltigkeitsbericht – von Recyclingquoten bis CO2-Bilanzen.
Praxisbeispiel: Für euer ESG-Reporting erstellt ihr mit einem Klick eine Übersicht aller Abfallmengen und Verwertungswege für das gesamte Jahr – inklusive Vergleich zum Vorjahr. Zur Relevanz hinsichtlich der CSRD bzw. des VSME folgen im nächsten Abschnitt noch weitere Details.
Abfallvermeidung und Verbesserung der Recyclingquote: Abfallmanagement bedeutet nicht nur Entsorgen, sondern auch Vermeiden. Die Software zeigt euch, wo Abfälle entstehen, wie ihr besser trennt oder welche Materialien sich wiederverwenden lassen.
Praxisbeispiel: Die Analyse zeigt, dass große Mengen sauberer Kartonagen direkt entsorgt werden – stattdessen könnten sie intern für Verpackungszwecke wiederverwendet werden.
Rechtssicherheit und Compliance: Gesetzliche Anforderungen sicher im Griff: Die Software kennt die relevanten Vorschriften, dokumentiert diese in einem Rechtskataster und sorgt dafür, dass alle Nachweise, Fristen und Dokumentationspflichten eingehalten werden. In diesem Kontext der Hinweis, dass sich die ISO 14001 in der Novelierung befindet und das Tool, wenn für euch relevant, darauf reagieren muss.
Praxisbeispiel: Bei einer Störfallmeldung wird automatisch die zuständige Behörde informiert und alle erforderlichen Dokumente werden direkt angehängt.
Solltest du aktuell noch manuell mit Tabellenkalkulationen oder einer veralteten HSE/EHS-Software arbeiten, sehnst du dich sicher schon jetzt nach dem Einführungsdatum der neuen Software. Beachte auch, dass es inzwischen vereinfachendere KI-Integrationen gibt (z. B. bei der Digitalisierung von Belegen), die dafür sorgen, dass Abfallmanagement sogar Spaß macht.
Das neue Bewusstsein für Optimierungen im Abfallmanagement resultiert u. a. aus den neuen Anforderungen an die Ressourcen- und Kreislaufwirtschaft. “Zero Waste” und nachhaltiges Wirtschaften ist für viele Unternehmen zu einem echten Ziel geworden oder wird durch Regulatorik in das Bewusstsein von Unternehmen gespült.
Die wichtigsten neuen EU-Richtlinien für das Abfallmanagement, die bereits gelten oder mit denen ihr euch, je nach Produktportfolio, zukünftig beschäftigen müsst sind:
PPWR (EU-Verpackungsverordnung) Einwegkunststofffondsgesetz (EWKFondsG) EU-Abfallrahmenrichtlinie (anstehende Novelle) EU-Batterieverordnung (Batteriepass sowie weitere Produktbereiche beim digitalen Produktpass wie Textil, weiße Ware, Baustoffe etc.)
Euer Status beim Abfallmanagement sowie die Aktivitäten und Maßnahmen, um die verschiedenen Footprints (CCF und PCF) gezielt zu verbessern, gehören zudem in den Nachhaltigkeitsbericht – die Abfallbilanz landet z.B. direkt in den ESRS E5, den Reportingstandards der EFRAG.
Für die Berichte nach CSRD (als auch VSME) solltet ihr genau wissen, wie viel Abfall an welchem Standort anfällt, wie ihr ihn entsorgt, was davon recycelt wird und ob ihr es schafft, eure Abfallmenge Jahr für Jahr zu reduzieren. Die Optimierungen in eurem Abfallmanagement werden damit nicht nur intern, sondern auch von externen Stakeholdern in euren jährlichen Reportings “beobachtet”.
Durch ESG ist Abfallmanagement ein Bereich mit vielen Datenpunkten, Analyseberichten und stetigen Optimierungsprozessen. Es gibt folglich viele Vorteile und Einsatzmöglichkeiten für den Einsatz eines abfalloptimierenden Tools. Jetzt müssen sich die Investitionen in eine Software natürlich noch für euch rechnen.
Da wir eure individuellen Kriterien (noch nicht) kennen, ist es natürlich schwierig, einen konkreten Budgeteinsatz zu empfehlen. Dafür ist der Markt, wie schon beschrieben, zu vielfältig. Grundsätzlich bewegen sich die Preise in einem recht breiten Spektrum – von sehr schlanken Lösungen für kleinere Betriebe ab etwa 100 bis 500 € im Monat bis hin zu umfangreichen Plattformen für größere Mittelständler oder Konzerne, die mittlere vierstellige Beträge pro Monat kosten.
Faktoren, die den Preis beeinflussen sind z. B. Anzahl der Abfallarten Anzahl der Nutzer:innen Anzahl der Unternehmensstandorte Abfallmengen Einzuhaltende Gesetze und Richtlinien
Nachfolgend erhaltet ihr eine beispielhafte ROI-Rechnung für einen Mittelständler für ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit fünf Standorten, etwa 500 Mitarbeitenden und einem jährlichen Abfallaufkommen von 2.500 Tonnen (gemischte Gewerbeabfälle, Papier, Kunststoffe, Metalle, Holz, Sonderabfälle), das sich für eine spezialisierte Abfallmanagement-Software entscheidet.
👉 Gesamtes Einsparpotential: 50.000 bis 85.000 € pro Jahr
Unsere Empfehlung: Fülle unseren Match-Assistant sorgfältig aus, um auf unserer Plattform eine unverbindliche Budgeteinschätzung seitens ausgewählter Anbieter zu erhalten.
Den sich neu formierten Softwaremarkt zu screenen und den besten Anbieter nach euren Kriterien zu finden, ist durch die Intransparenz im Markt mühsam. In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Abfallmanagement-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen u.v.m.
Von unserer einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 ESG-Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ersparen eine langwierige und zeitintensive Marktrecherche.
Über unser Matching ermitteln wir in einer individuellen Shortlist (unsererseits Matchboard genannt) die drei Anbieter von Softwarelösungen, die zu eurer Situation passen.
Das Beste: Dieser Vergleich der Tool-Anbieter ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym.
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den verschiedenen Aufgaben unterstützt, investiere jetzt kurz Zeit und fülle den Match-Assistant aus!
Wir freuen uns auf das Matching mit dir!
Anbieter im Matching: 32
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Mich haben die kurzen und klaren Wege von Matchilla überzeugt: Unser konkreter Bedarf wird sofort verstanden, perfekt analysiert und mit den richtigen Anbietern in kurzer Zeit gematcht. Die Plattform von Matchilla funktioniert schnell, unkompliziert und leitet präzise durch den Prozess der Dienstleisterauswahl.
Wie sich der Softwaremarkt im Bereich Abfallmanagement entwickelt, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich erläutert. Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind komplex und langwierig.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach ESG- und GRC-Toolanbietern.
Mit diesem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform zum richtigen Anbieter führt.
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Die individuelle Ermittlung, um die beste Software für euch auszuwählen, sowie die zur Verfügungstellung der umfangreichen Hintergrundinformationen finanziert sich über die Plattform-Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis. Die Auswahl liegt natürlich bei euch, ebenso die Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Starte einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei dir melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Software genutzt werden, wobei davon auszugehen ist, dass das Budget hierbei unter euem Schwellwert liegen wird. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Matchilla schafft für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement, den Chef als auch euer eigenes Budget freuen!
Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig. Zudem wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt. Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben, überraschen wir mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.
Nach der Erstellung des Matchboards begleiten wir euch auch bei den Anbietergesprächen, korrigieren ggfs. gemeinsam eure Anforderungen bei neuen Erkenntnissen und sind jederzeit für euch ansprechbar bis wir gemeinsam die richtige Software für euch identifiziert haben.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen auch künftig bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Daher sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus!
Ulli Theves ist Head of ESG-Matchings bei Matchilla und Experte für technische Lösungen im Bereich Nachhaltigkeit. Im MatchZINE teilt er seine Expertise und veröffentlicht regelmäßig Aktuelles und Wissenswertes rund um das Thema ESG Tech.
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