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ESRS-Software: Das richtige Tool für die EU-Reporting-Standards auswählen

Euer Unternehmen muss künftig einen CSRD-Bericht erstellen – und zwar nach den europäischen Reporting-Standards ESRS? Um die Datenerhebung, Berichtserstattung und Prozesse zu optimieren, solltet ihr eine passende ESRS-Software einsetzen. Wir geben einen Überblick und helfen bei der Anbieterauswahl.

Ulrich Theves
November 21, 2023
ESG-Tech, MarTech Knowledge

uropaweit wird die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen verstärkt, wobei der Fokus auf der Integration von Umwelt-, Sozial- und Governance-Informationen (ESG) liegt. Dieser Schritt zielt darauf ab, klarere und verständlichere Informationen über die ökologischen, sozialen und unternehmerischen Aspekte der Unternehmenstätigkeit bereitzustellen. Seit 2023 arbeitet die Europäische Kommission an der Entwicklung der European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Aber was genau beinhaltet diese Initiative? In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die neuen Standards und unterstützen dich bei der Auswahl der richtigen Tools für ein Reporting nach ESRS.

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Dieser Artikel wurde am 14. Mai 2024 aktualisiert.

Was sind die European Sustainability Reporting Standards?

Unternehmen sollen und müssen europaweit nachhaltiger werden. Um dies zu kontrollieren und Maßnahmen zu messen, sind Nachhaltigkeitsberichte nötig: Schwarz auf weiß haben Unternehmen zu dokumentieren, wie ihre Maßnahmen, ihr Status quo und ihre ESG-Strategie für die Zukunft aussehen. Damit aber nicht jedes Unternehmen den Bericht „einfach irgendwie“ anlegt und ein Vergleich (z. B. hinsichtlich der Entwicklung oder zwischen zwei Unternehmen aus der gleichen Branche) möglich ist, braucht es – klar! – Standards. Transparente Standards.

Bei den European Sustainability Reporting Standards (kurz ESRS) handelt es sich um eine seitens der EU-Kommission entwickelte Sammlung an Leit- und Richtlinien mit den Zielen, Nachhaltigkeitsberichte europäischer Unternehmen zu optimieren und alle ESG-Informationen, die in den Berichten enthalten sein müssen, geordnet und systematisch zu sammeln und darzustellen.

Weitere Infos zu den Standards gibt euch das Umweltbundesamt.

CSRD und ESRS: Wie hängen sie zusammen?

Die ESRS sowie die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) bauen aufeinander auf und geben quasi als Duo vor, wie ihr als Unternehmen künftig zu berichten habt. Die CSRD ist eine EU-Direktive, die die Nachhaltigkeitsberichterstattung vorgibt, sie ist also gewissermaßen der gesetzliche Rahmen für die ESRS.

CSRD = Gesetzliches Rahmenwerk für Unternehmen

ESRS = Umsetzungsvorgaben der CSRD

Die Direktive schreibt vor, dass alle berichtspflichtigen Firmen in Europa ihre ESG-Berichterstattung anhand der ESRS durchführen müssen, damit die Reportings erweitert, verbessert und vor allem auch vereinheitlicht werden. Auf diese Weise erhalten ESG-Informationen von Unternehmen nun dieselbe Wertigkeit wie die klassische Finanzberichterstattung.

Die CSRD vergrößert den Kreis jener Unternehmen, die zum Reporting verpflichtet sind, drastisch – von zuvor knapp 12.000 auf europaweit etwa 50.000 Unternehmen. Allein in Deutschland betrifft dies etwa 15.000 Unternehmen.

Berichtspflicht besteht bereits für Unternehmen, die der Corporate Social Responsibility- (kurz CSR-)Richtlinie unterliegen (Berichterstattung in 2025 für das Geschäftsjahr 2024).

Für das Geschäftsjahr 2025 müssen große Unternehmen, die noch nicht der CSR-Richtlinie unterliegen, in 2026 berichten, wenn sie mindestens zwei dieser drei Punkte erfüllen:

mehr als 50 Millionen Euro Umsatz

mehr als 25 Millionen Euro Bilanzsumme

mindestens 250 Beschäftigte

Firmeneigene Versicherungen, kleine Kreditinstitute und kapitalmarktorientierte, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen sich ab dem Geschäftsjahr 2026 in ihren Reportings an die neuen Standards halten, wenn sie mindestens zwei dieser drei Punkte erfüllen:

mehr als 700.000 Euro Umsatz

mehr als 350.000 Euro Bilanzsumme

mindestens zehn Beschäftigte im Jahresdurchschnitt

Tipps zum Thema CSRD-Software findest du hier.

GRI & ESRS: Wie korrespondieren die Reporting-Standards?

Die GRI (Global Reporting Initiative) sind, wie die ESRS, Reporting-Standards. Viele international tätige Unternehmen richten ihren Nachhaltigkeitsbericht bereits nach den „GRI-Leitlinien“ aus. (Beispiele gibts hier: ESG-Reporting-Artikel). Um das Berichtswesen und die Offenlegungspflichten in Zukunft nach beiden Standards zu ermöglichen und den Aufwand beider Reportings zu vereinfachen, arbeiten die EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) und die GRI an einer digitalen Korrespondenztabelle. Das heißt: Es wird dokumentiert, an welchen Stellen die gleichen, offenlegungspflichtigen Daten, die für beide Standards notwendig sind, synchronisiert werden.

Anfang Dezember 2023 wurde dieser erste Index öffentlich zugänglich gemacht.

Möchtet ihr in Zukunft nach beiden Standards berichten, solltet ihr bei der Auswahl eines ESRS-Tools darauf achten, dass ein Softwareanbieter diesen Index in das Datenmanagement des Tools einbaut.

GRI ist an dieser Stelle exemplarisch von uns aufgeführt. Ebenso werden weitere, bereits genutzte Standards wie DNK, SDGs & Co. derzeit mit den neuen Strukturen der ESRS synchronisiert.

Die wichtigsten fünf Schritte zur Umsetzung der ESRS

Für Unternehmen, die in Zukunft ESRS-konforme Berichte zu erstellen haben, stellt sich natürlich die Frage nach dem „Wie“? Die Praxis zeigt folgende fünf Prozessphasen:

Die ESRS (pdf-Downloads auf europa.eu) und die damit zusammenhängenden Maßnahmen müssen verstanden und bekannt sein. Der Bezug zwischen Verfahren, Zielen und Kennzahlen muss hergestellt werden.

Der operative Start erfolgt dann mit der Analyse der Doppelten Wesentlichkeit. Hierbei geht es um die Identifizierung und Priorisierung der für ein Unternehmen wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen. Um zu ermitteln, welche Themen für euch wesentlich sind, habt ihr diese Analyse für sämtliche ESRS durchzuführen. Einerseits werden dabei externe Entwicklungen (Chancen und Risiken) auf die finanzielle Lage und Zukunftsfähigkeit eures Unternehmens betrachtet andererseits habt ihr offenzulegen, welche Auswirkungen euer unternehmerisches Handeln auf Gesellschaft und Umwelt hat (sog. „impacts“).

Nach dieser Analyse wird überprüft, wo in den bisherigen Berichten Dokumentations- und Nachweislücken bestehen (Gap-Analyse hinsichtlich Daten und Informationen) und Kennzahlen aggregiert werden müssen.

Als Nächstes wird die ESRS-Datensammlung implementiert. Dafür müssen Verantwortlichkeiten in den einzelnen ESG-Bereichen festgelegt, eine Prozessplanung für Datensammlung und -verwaltung erstellt und ein System zur effizienten Datenerfassung und -kontrolle eingerichtet werden.

Stehen die Strukturen und Prozesse, gilt es, ESRS-konforme Berichtsvorlagen zu erstellen und anzupassen. Dabei ist es essentiell, den Datensammlungs- und Datenanalyseprozess zu dokumentieren und sicherzustellen, dass diese sowohl den ESRS-Anforderungen entsprechen als auch in zukünftigen Reportings wiederverwendbar sind.

Ist der Einsatz einer ESRS-Software Pflicht?

Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, ein Tool einzusetzen und die beschriebenen fünf Schritte sehen auf den ersten Blick nicht komplex aus. Doch das täuscht. Stand Mai 2024 gibt es in den ESRS über 1.100 (!) Datenpunkte, die jährlich mit euren internen Informationen aktualisiert werden müssen.

Eine echte Story aus der Produktentwicklung eines ESRS-Softwareanbieters: Acht Sustainability-Experten verbrachten zwei Monate Vollzeit nur mit der Implementierung der Datenfelder in ihre Software, damit Kunden das Tool in Zukunft rechtskonform nutzen können. Diesen immensen Zeit- und Know-how-Einsatz kann man mit seinem eigenen Nachhaltigkeitsteam oder -beauftragten selber nur schwer erbringen. Zudem solltet ihr beachten, dass jederzeit regulatorische Anpassungen erfolgen können, die im Rahmen eines Aktualisierungszyklus in zukünftige Reportings einbezogen werden.

Die ESRS-Berichtserstattung umfasst Schlüsselkomponenten wie quantitative und qualitative Daten, Dateiverwaltung aber auch externe Datenerfassung von Stakeholdern oder Lieferanten im Rahmen des LkSG. Hier sind folglich saubere Schnittstellenlösungen gefragt, so dass an einer geeigneten ESG-Software letztlich kein Weg vorbeiführt.

Eine ESRS-Software ist also keine Pflicht, aber aus operativen bzw. prozessualen Gesichtspunkten ein Muss für die unterschiedlichen Nachhaltigkeitsthemen.

Welchen Nutzen bringt euch der Einsatz einer Reporting-Software?

Im Prinzip sind alle oben beschriebenen “Schritte zur Umsetzung” um ein Vielfaches einfacher und strukturierter zu bewältigen, wenn ihr in die richtige ESRS-Software investiert.

Wesentliche Einsparung von Ressourcen – durch vorgegebene Strukturen und Systematiken (sowohl bei der Einarbeitung in die Thematik CSRD/ESRS, bei der Analyse der Doppelten Wesentlichkeit als auch bei den Reportingprozessen selbst) erspart ihr euch immensen Zeit- und Koordinationssaufwand.

Professionelle Unterstützung beim ESRS-Datenmanagement – Softwareanbieter bringen aus früheren Projekten bereits Erfahrung mit, wie relevante Daten aus externen Systemen effektiv ins Reporting integriert werden. Zudem ist die Synchronisierung mit anderen Reportingstandards in vielen Tools bereits implementiert.

Qualifizierte Berichtsvorlagen – viele Softwareanbieter bieten verschiedene Designformate an, damit das Ergebnis (sprich der Nachhaltigkeitsreport) nicht nur gesetzeskonform, sondern auch entsprechend optisch präsentierbar ist.

Und natürlich: Unternehmen, die die ESRS professionell umsetzen und reporten, werden einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz erlangen, da sie durch Nachhaltigkeit und Verantwortungsbewusstsein langfristig das Vertrauen ihrer Stakeholder wie Kund:innen, Mitarbeitenden und Investoren gewinnen und stärken.

ROI: Was kostet eine ESRS-Software?

Ihr plant eine Software für das CSRD-/ESRS-Reporting einzusetzen, und die Geschäftsführung benötigt einen Nachweis über den finanziellen Nutzen dieser Investition? Hierbei sollte man klar bedenken, wie viel Zeit und Ressourcen für das manuelle Erstellen des ersten Nachhaltigkeitsberichts aufgewendet werden. Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt und wie lange dauert dieser Prozess? Zusätzlich solltet ihr abschätzen, wie groß der Aufwand für die Anpassung an mögliche Gesetzesänderungen ist und wie viel Arbeit künftige Reportings in Anspruch nehmen.

Zudem ist es wichtig, qualitative Aspekte zu berücksichtigen, wie etwa den Inhalt der Vorlagen (Templates), das Design und die Nutzbarkeit für die externe Kommunikation. Eure Erfolge im Bereich Nachhaltigkeit sind eine wertvolle Ressource für Marketing und Vertrieb. Der daraus generierte Inhalt kann eine positive Wirkung auf eure Zielgruppe haben und somit den Wert der Investition weiter steigern.

Zu den Investitionskosten: Die Preisspanne für CSRD/ESRS-Lösungen liegt im Lizenzkostenbereich bei etwa 8.000 bis 32.000 € pro Jahr. Dies sind die Werte aus unseren über 200 Matchings für Mittelständler und Konzerne. Hinzu kommen optionale, einmalige Beratungskosten z. B. für die Analyse der Doppelten Wesentlichkeit und die Integration der Ergebnisse in das Tool.

Hinsichtlich der genannten Budgetspanne ist in den letzten Monaten ein kontinuierlicher Anstieg der Lizenzpreise zu erkennen. Immer mehr Unternehmen müssen eine ESRS-Software einsetzen. Dadurch ist ein gewaltiger Nachfrageboom entstanden, der vorhandene Ressourcen für Onboarding & Co. bei den Anbietern schmelzen lässt. Anbieter können sich quasi sehr bald ihre Kunden aussuchen. Je länger ihr die Auswahl hinauszögert, umso schwächer wird eure Verhandlungsposition in den Anbietergesprächen.

Tipp: Eine erste Preisindikation für eure individuelle Situation erhaltet ihr über den unseren Matchingprozess.

Beratung oder Software: Was passt zu eurer Situation?

Es gibt zwei Optionen, wie ihr euch dem ersten Reporting nach ESRS mit externen Dienstleistern nähert: Zum einen könnt ihr ein Beratungsunternehmen beauftragen, euch bei der Situationsanalyse und der Auswahl eines zu euren Prozessen passenden Tools zu unterstützen. Oder ihr könnt – und das ist unsere Empfehlung – direkt erste Gespräche mit relevanten Softwareanbietern führen, die eigene oder externe Beratungsspezialisten in ihrer Partnerlandschaft haben.

Da die ESRS für euch künftig eine wichtige Rolle spielen werden, ist ein Softwarevergleich für die bestmögliche Auswahl eine der wichtigsten Aufgaben. Je gründlicher ihr wisst, welche Features und Funktionen nötig sind, desto besser passt die Software zu euren Anforderungen. Entsprechende Test- oder Demoversionen des jeweiligen Softwareanbieters werden euch bei der Auswahl helfen.

ESRS-Softwarevergleich: Die Auswahl der passenden Anbieter

Wie man an dieser Zusammenfassung erkennt, beschäftigen wir uns bei Matchilla intensiv mit dem Thema CSRD-/ESRS-Reportings. Wir screenen den Software-Anbietermarkt für unsere Plattform sukzessive und sorgfältig. In unserer Datenbank befinden sich über 40 im deutschsprachigen Raum aktive CSRD- bzw ESRS-Reporting-Softwareanbieter – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Reporting-Standards, Schnittstellen, Beratungs– und Branchenkompetenz, Pricing usw.

Von dieser Marktübersicht sowie unserer Kompetenz aus über 200 CSRD- und ESG-Matchings (für Mittelständler und Konzerne) könnt ihr jetzt profitieren: Wir ersparen euch eine langwierige Marktrecherche und kommen direkt mit einer Shortlist der drei passendsten Anbieter auf den Punkt. Ihr habt dabei einen Invest von nur wenigen Minuten.

Das Beste: Dieser Vergleich der Anbieter ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym.

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Über den Autor

Ulli Theves ist Head of CSRD- und ESG-Reporting-Matching bei Matchilla und Experte für technische Lösungen im Bereich Nachhaltigkeit. Im MatchZINE teilt er seine Expertise und veröffentlicht regelmäßig Aktuelles und Wissenswertes rund um das Thema ESG.

Im ESG- und Nachhaltigkeits-Special teilen wir mit euch unser geballtes Wissen, wie ihr die richtige Software findet und effizient einsetzt.

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