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VSME-Software: So wählt ihr das passende Reporting-Tools aus

Der Voluntary Reporting Standard for SMEs (VSME) ist neben der CRSD ein heiß diskutiertes Thema. Wir geben euch einen Überblick, mit welchen VSME-Tools der Reporting-Prozess gelingt und unterstützen dabei, die VSME-Softwareanbieter zu finden, die am besten zu euren Anforderungen passen!

Ulrich Theves
8. Januar 2025
ESG-Tech

Dieser Artikel wurde am 6. März 2025 aktualisiert.

otspot VSME: In der EU werden derzeit wesentliche Änderungen hinsichtlich der Entscheidungsfindung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung diskutiert. Der Voluntary Reporting Standard for SMEs (VSME) Thema Nummer eins.

Eines steht nach den Omnibus-Verordnungen fest: Die Notwendigkeit zur Nachhaltigkeitsberichterstattung kommt für Unternehmen jeder Größe. Nutzt die Zeit, bereitet euch entsprechend vor, schafft die nötigen Strukturen, sichert euch frühzeitig Wettbewerbsvorteile und bleibt dauerhaft anpassungsfähig!

Nachhaltigkeitsreportings sind auf den ersten Blick mit organisatorischen und zeitintensiven Herausforderungen verbunden, die allerdings mit einer VSME-Software komfortabel und strukturiert gemanagt werden. Ein entsprechendes Tool vereinfacht die Berichterstattung maßgeblich, automatisiert Prozesse und hilft effektiv dabei, eure Nachhaltigkeitsziele effizient zu definieren und transparent über diese zu berichten.

Erfahre hier, was du bei der Auswahl einer geeigneten VSME-Software beachten musst und nutze unsere Expertise aus über 500 ESG-Matchings für KMUs, Mittelständler und Konzerne, um den richtigen Anbieter für euer Unternehmen zu finden!

Welche VSME-Software passt zu euch?

Wenn du dich bereits bestens mit dem VSME-Reporting auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Tool nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.

Direkt zum VSME-Software-Matching

Für welche Unternehmen gilt der VSME als Berichtstandard?

Als wir diesen Artikel Ende 2024 erstellten, sah die Welt noch ganz anders aus. Der VSME wurde auf Basis der ESRS entwickelt und trat im Dezember 2024 in Kraft. Er gibt KMUs die Möglichkeit, ihre Umweltziele und Nachhaltigkeitsbemühungen kompakt und transparent darzustellen. Somit betrifft der VSME aktuell kleine und mittlere Unternehmen, die nicht kapitalmarktorientiert sind und nicht unter die Berichtspflichten der CSRD fallen. Es bleibt abzuwarten, inwieweit die aktuelle Diskussion der EU in Sachen „Omnibus-Verordnungen“ ausgeht und welche weiteren Unternehmsgruppen den VSME nutzen werden.

Die optionale Entscheidung, im Rahmen des VSME über Nachhaltigkeitsbemühungen zu berichten, betreffen (Stand jetzt) folgende Unternehmensgruppen:

Welche Vorteile bringen ein VSME-Reporting?

Auch wenn KMUs von Berichtspflichten ausgeschlossen sind, werden sie zunehmend dazu aufgefordert, über ihre Nachhaltigkeitsbemühungen zu berichten und diese bereitzustellen. Denn besonders Investoren, Kreditgeber oder größere Unternehmenskunden sind häufig an der Nachhaltigkeit eines Unternehmens interessiert und nutzen diese als maßgeblichen Faktor, um z. B. über die Vergabe eines Kredits zu entscheiden. Da diese Anforderungen stetig wachsen, bietet der VSME eine standardisierte und strukturierte Lösung, um die geforderten Informationen effizient und nachvollziehbar zu übermitteln und transparent darzustellen.

Entscheiden sich KMUs dazu, ein solches Reporting anzufertigen, profitieren sie maßgeblich von dem Nachhaltigkeisstandard, da sie sich Marktvorteile sichern und der Umwelt etwas Gutes tun. Ein konformer VSME-Bericht ist daher aufgrund folgender Aspekte von großem Vorteil:

1. Transparenz und Vertrauen

Ein VSME-Bericht bietet eine klare und standardisierte Darstellung der Nachhaltigkeitsleistungen eines Unternehmens. Durch die transparente Offenlegung relevanter Informationen können Kund:innen, Investoren und Geschäftspartner fundierte Entscheidungen treffen und überprüfen, inwiefern ein Unternehmen verantwortungsvoll und umweltorientiert handelt. Die so geschaffene Transparenz stärkt das Vertrauen, verbessert die Reputation und führt langfristig zu neuen Geschäftsmöglichkeiten und stabileren Partnerschaften.

2. Nachhaltigkeit fördern

Ein Reporting im Rahmen des VSME trägt aktiv zum Umweltschutz bei, indem er KMUs hilft, ihre ökologischen Auswirkungen systematisch zu erfassen und gezielt zu reduzieren. Durch die Analyse von Energieverbrauch, Emissionen und Ressourcennutzung werden effektive Maßnahmen zur Einsparung von Material und Effizienzsteigerung entwickelt. So fördert der Bericht nachhaltige Geschäftsprozesse, reduziert Umweltbelastungen und unterstützt den verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen.

3. Regulatorische Vorteile

Ein freiwilliger VSME-Bericht hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht nur dabei, Transparenz in ihrer Nachhaltigkeitsleistung zu schaffen, sondern bietet auch wichtige regulatorische Vorteile. Indem KMUs bereits jetzt nachhaltigkeitsbezogene Informationen bereitstellen, sind sie besser auf zukünftige gesetzliche Anforderungen vorbereitet. Dies trägt dazu bei, mögliche Anpassungskosten zu minimieren und sicherzustellen, dass relevante Vorschriften bereits im Vorfeld erfüllt werden.

4. Wettbewerbsvorteile

Durch einen VSME-Bericht verschaffen sich Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil, da ein konformer VSME-Bericht ein starkes Zeichen von Verantwortung setzt. KMUs, die proaktiv Informationen zu ihrer ökologischen und sozialen Verantwortung bereitstellen, zeigen, dass sie die Auswirkungen ihres Handelns ernst nehmen und sich aktiv für eine nachhaltigere Zukunft einsetzen. Dieser verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen und der Umwelt sorgt dafür, dass sich Unternehmen vom Wettbewerb abheben und eine stärkere Marktposition gewinnen.

5. Kostenersparnis und Effizienz

Durch die Ausführlichkeit und gute Übersicht trägt ein VSME-Reporting maßgeblich zur Kostenersparnis und Effizienzsteigerung bei. Er hilft Unternehmen, Ressourcen nachhaltiger zu nutzen und Einsparpotenziale zu identifizieren. Durch die systematische Erfassung und Analyse von Umwelt-, Sozial- und Governance-Daten (ESG) werden ineffiziente Prozesse erkannt und optimiert. Dies führt langfristig gesehen nicht nur zu einer Reduktion von Betriebskosten, sondern auch zu einer besseren Ressourcennutzung und geringerem Abfall- oder Energieverbrauch.

Obwohl der VSME noch neu ist, gilt er schon jetzt als marktführender Standard für Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMUs, da er, wie die CSRD, auf den ESRS basiert. Damit wird eine einheitliche, transparente Basis und Vergleichbarkeit für alle Beteiligten geschaffen. Unternehmen, die sich bereits jetzt dazu entscheiden, auf freiwilliger Basis zu berichten, bauen sich definitiv einen Wettbewerbsvorteil auf.

Warum benötigt ihr eine Software für euer VSME-Reporting?

Ein VSME-Bericht ist zwar nicht so umfangreich wie ein CSRD-Reporting, dennoch gibt es gerade zum Start in das Reporting erklärungsbedürftige Prozesse, Datenpunkte und Aspekte, die bei der Berichterstattung berücksichtigt werden müssen.

Der VSME an sich ist in drei Bereiche unterteilt – ein Basis Modul (B1-B12), ein PAT-Modul (Policies, Actions, Targets) und ein Business-Partner-Modul. Jedes dieser Module hat eigene Anforderungen und Richtlinien, die einzuhalten sind. Eine qualifizierte Software optimiert die Erstellung des Reportings signifikant und gestaltet sämtliche Prozesse zeitsparender.

So bietet die Nutzung eines VSME-Tools kleinen und mittleren Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl den Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung vereinfachen als auch langfristig zur Steigerung der Effizienz und Kostensenkung beitragen. Eine spezialisierte Software automatisiert die Datenerhebung und analysiert relevante ESG-Daten. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen. Statt mühsam Informationen zusammenzutragen und zu überprüfen, können Unternehmen auf eine zentrale, benutzerfreundliche Plattform zugreifen, die alle benötigten Daten in Echtzeit erfasst und auswertet.

Zudem sorgt eine spezialisierte Software für eine strukturierte und standardisierte Berichterstattung, die den branchenüblichen Anforderungen und internationalen Standards entspricht. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig Nachhaltigkeitsdaten für Banken, Investoren oder große Unternehmenskunden bereitstellen müssen. Mit einer Softwarelösung wird der gesamte Reporting-Prozess transparent, nachvollziehbar und effizient gestaltet, sodass Unternehmen nicht nur schneller auf Informationsanforderungen reagieren können, sondern auch eine höhere Datenqualität und -konsistenz gewährleisten.

Neben der Erleichterung der Berichterstellung hilft die Software KMUs dabei, Ressourcen gezielt zu überwachen und zu optimieren. Indem sie ineffiziente Prozesse und Potentiale für nachhaltige Einsparungen aufzeigt, trägt sie aktiv zur Reduzierung von Betriebskosten und der Einsparung wertvoller Rohstoffe bei. Langfristig stärkt ein qualifiziertes VSME-Tool die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, indem sie ermöglicht, Nachhaltigkeitsstrategien und -ziele effizient umzusetzen – ein entscheidender Vorteil in einer zunehmend nachhaltigkeitsorientierten Geschäftswelt!

Funktionen: Wofür wird ein VSME-Tool eingesetzt?

Für ein aussagekräftiges Nachhaltigkeitsreporting ist es wichtig, dass eine unterstützende Software bestimmte Funktionen mit sich bringt. Zentral ist, dass das Tool auf dem VSME aufbaut – als Basis bietet sich eine abgeschwächte Version eines ESRS-Tools an, da die Anforderungen des VSME aus diesen Standards entwickelt wurden.

Folgende Funktionen werden durch eine qualifizierte VSME-Software abgedeckt:

Auswertung und Analyse von Umweltdaten (z. B. Energieverbrauch, Treibhausgasemissionen)

Analyse sozialer Aspekte (z. B. Arbeitsbedingungen)

Einbezug von Governance-Themen (z. B. interne Kontrollmechanismen)

Auswertung von Lieferkettendaten (Berichterstattung über die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards der Lieferanten)

Doppelte Wesentlichkeitsanalyse (relevant für das PAT-Modul und das Business-Partner-Modul)

Fakt: Der Einsatz einer VSME-Software für das Reporting ist keine Pflicht. Durch die zahlreichen Datenpunkte, die für eine vollständige, konforme Berichterstattung gesammelt, ausgewertet und analysiert werden müssen, ist es allerdings in jedem Fall empfehlenswert, in ein passendes VSME-Tool zu investieren.

Kriterien: Worauf ist bei der Auswahl einer VSME-Software zu achten?

Die Wahl der richtigen VSME-Software ist entscheidend für eine effiziente und transparente Nachhaltigkeitsberichterstattung. Zuverlässige Tool-Anbieter bieten nicht nur eine leistungsfähige Softwarelösung, sondern auch Fachkompetenz und langfristige Unterstützung. Hier sind einige entscheidende Kriterien, die ihr bei der Softwareuswahl beachten solltet:

1. Intuitive Nutzerführung
An dieser Stelle hervorzuheben ist, dass die VSME-Software nicht nur leistungsfähig, sondern auch intuitiv und einfach zu bedienen sein muss. Ein kompliziertes Tool, das umfassende Schulungen erfordert, bringt häufig mehr Probleme als Lösungen.

2. Integration / Schnittstellen
Entsprechende Schnittstellen schaffen einen reibungslosen Austausch von Nachhaltigkeitsdaten und anderen relevanten Unternehmensdaten. Manuelle Eingaben werden auf ein Minimum reduziert und der Reporting-Prozess deutlich effizienter.

3. Fachkompetenz und Erfahrung
Von zentraler Bedeutung ist, dass die Software alle relevanten Anforderungen abdeckt und regelmäßig an neue Standards und regulatorische Entwicklungen angepasst wird.
Zudem sollte der Anbieter Erfahrung in der Zusammenarbeit mit KMUs haben, da diese andere Anforderungen haben als große Konzerne. Ein guter Anbieter versteht die spezifischen Herausforderungen und bietet praxisnahe Lösungen zur Vereinfachung der Nachhaltigkeitsberichterstattung.

4. Unterstützungsangebote
Zuverlässige Softwareanbieter bieten neben dem VSME-Tool umfassende Unterstützung an. Hierzu zählen Einführungsworkshops z. B. in Form von digitalen Assitenten zur schnellen Einarbeitung in die Software oder Tutorials für die einzelnen Schritte zum ersten VSME-Reporting. Besonders für KMUs, die sich erstmalig mit Nachhaltigkeitsberichterstattung befassen, ist ein persönlicher Support oder eine Beratung auf Stundenbasis meist ein entscheidendes Kriterium, um die VSME-Software langfristig effizient zu nutzen.

5. Zukunftssicherheit
Ihr solltet ebenfalls darauf achten, dass der Tool-Anbieter langfristige Updates und Weiterentwicklungen bietet. Nachhaltigkeitsstandards entwickeln sich stetig weiter – auch solche, die derzeit nur auf freiwilliger Basis existieren. Eine zukunftssichere Software sollte regelmäßig an neue Vorgaben angepasst werden, damit sie auch in den kommenden Jahren normkonform genutzt wird.

Und als kleines Fazit: Einige Passagen in diesen Artikeln lesen sich für VSME-Anfänger ggfs. etwas „schwer“ und die Aufgabe scheint sehr komplex. Die VSME-Toolanbieter haben sich in den meisten Fällen bereits durch die CSRD ein immenses Wissen bei den Reportingprozessen und -standards aufgebaut und reduzieren eure Einstiegshürden beim VSME um ein Vielfaches. Mit der Auswahl der richtigen VSME-Software, bei der wir euch gleich noch helfen, ist der zu erklimmende Berg also gar nicht so hoch, wie er gerade noch scheint.

Kosten VSME-Software: Welches Budget muss eingeplant werden?

Wie viel eine VSME-Software kostet, hängt wie bei allen anderen ESG-Tools von den individuellen Bedürfnissen eures Unternehmens ab. Für kleine Unternehmen mit überschaubaren Berichtsanforderungen reicht häufig bereits eine kostengünstige Basisversion. Mittlere Unternehmen mit komplexeren Strukturen oder einem höheren Bedarf an Datenauswertungen profitieren von erweiterten Funktionen und ggfs. zusätzlichen Datenpunkten, die sie zusätzlich freiwillig reporten.

Die Kosten für eine VSME-Software liegen entsprechend unserer aktuellen Anbieter-Angebote auf der Matchilla-Plattform zwischen 2.500 Euro bis 11.500 Euro jährlich.

Trotz der Investition wird sich die Software langfristig finanziell auszahlen. Durch die Automatisierung der Datenerfassung und die Reduzierung manueller Eingaben werden Arbeitsaufwand und Fehlerquellen minimiert, was langfristig Kosten spart. Zudem können Unternehmen durch eine verbesserte Ressourcennutzung und fundierte Nachhaltigkeitsstrategien wirtschaftliche Vorteile erzielen, beispielsweise in Form von besseren Finanzierungsbedingungen oder einer stärkeren Positionierung im Wettbewerb. Damit stellt die Investition in eine VSME-Software nicht nur eine Erleichterung für die Berichterstattung dar, sondern ist auch eine nachhaltige Maßnahme zur Steigerung von Effizienz und Kosteneinsparung.

Softwarevergleich: Individuell die passenden Anbieter für ein VSME-Reporting-Tool finden

Bereits jetzt sind Nachhaltigkeitsberichte von entscheidender Bedeutung und bringen erhebliche Vorteile mit sich. Wenn ihr euch dazu entscheidet, ein VSME-Reporting für euer Unternehmen anzufertigen und ein qualifiziertes Tool dafür nutzen möchtet, werdet ihr schnell merken, dass sich die Suche nach geeigneten Anbietern komplex und zeitraubend ist .

Die gute Nachricht: Eine stundenlange Recherche ist nicht nötig! Denn wir von Matchilla übernehmen das für euch!

Seit über zwei Jahren screens das Matchilla-Team Softwareanbieter und Tools im Bereich ESG. Von dieser einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 ESG-Matchings für Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom VSME-Software-Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ersparen eine langwierige Marktrecherche.

So einfach funktioniert der Vergleich: Du investierst wenige Minuten in das Ausfüllen unseres Match-Assistants – dabei gilt: je ausführlicher desto besser. Anschließend matchen wir die drei passendsten Anbieter individuell mit euren Herausforderungen. Unsere Auswahl bekommt ihr abschließend in einer Shortlist – wir nennen es Matchboard.

Das beste daran: Dieser Vergleich ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonym.

Wir freuen uns auf das Matching mit euch!

Kostenloses und unverbindliches Matching für VSME-Softwareanbieter

Christian Batz VP Digital, igus AG

Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.

Heiko Stötzel Global Head Social Responsibility, SSI Schäfer

Die Suche nach geeigneten ESG-Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.

Lennard Schulze Head of Marketing, DB Schenker

Mich haben die kurzen und klaren Wege von Matchilla überzeugt: Unser konkreter Bedarf wird sofort verstanden, perfekt analysiert und mit den richtigen Anbietern in kurzer Zeit gematcht. Die Plattform von Matchilla funktioniert schnell, unkompliziert und leitet präzise durch den Prozess der Dienstleisterauswahl.

Fragen und Antworten zum VSME-Matching

Warum solltet ihr Matchilla für die VSME-Softwareauswahl nutzen?

Der sich neu formierte ESG-Softwaremarkt (zu dem auch VSME-Tools gehören) ist intransparent und sowohl die Anbieterrecherche als auch -auswahl gestalten sich komplex, kompliziert und zeitraubend.

Den Kriterienfindungs- und Auswahlprozess, der vor euch liegt, haben wir bereits für über 500 Unternehmen erfolgreich durchgeführt. Im deutschsprachigen Raum verfügen wir dadurch über den wohl best gepflegtesten Marktüberblick an ESG-Softwareanbietern. Speziell auf dem VSME-Markt screenen wir zum einen CSRD-Softwareanbieter, die ein spezielles Modul anbieten als auch VSME-Toolanbieter mit einer Stand-alone-Lösung.

Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben und / oder Angebote vorliegen haben, überraschen wir deshalb mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.

Was kostet die Erstellung eines Matchboards mit dem Vergleich der VSME-Softwareanbieter?

Die Nutzung der Matchilla-Plattform ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber Anbietern anonymisiert. Unser Datenabgleich sowie die persönliche Beratung, um die für euch beste Software auszuwählen, wird über die Plattform-Gebühren der Anbieter ermöglicht. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis.

Wie läuft ein VSME-Software-Matching bei Matchilla?

Starte mit dem Ausfüllen des Kriterienkatalogs (Match-Assistant) für VSME-Software. Dadurch erhalten wir einen ersten, sehr guten Einblick in eure Anforderungen. Anschließend melden wir uns optional bei euch persönlich, um fehlende Spezifikationen abzufragen. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben dem Datenabgleich unsere persönlichen Erfahrungen ins Matching.

Aus dem aggregierten Input erstellen wir auf der Plattform eine individuelle Shortlist (Matchboard) mit Anbietern, die ideal zu euren Anforderungen passen.

Anschließend startet ihr die Anbietergespräche und schafft auf Matchilla einen individuellen Wettbewerb für euren Bedarf, bei dem die Leistungen vergleichbarer und Preise verhandelbar werden.

Können die Ergebnisse aus dem Matching im Procurement genutzt werden?

Ja, Matchilla ist so konzipiert, dass ihr uns als Ausschreibungsplattform für das Procurement nutzen könnt und direkt Preisangebote der Anbieter erhaltet, die den Compliance-Regelungen entsprechen. Über die Invite-Funktion teilt ihr die Angebote nicht nur mit dem Einkauf, sondern mit allen weiteren Entscheidungsträgern in eurem Unternehmen.

Wie kann ich sicher sein, dass Matchilla die richtige Software für unser VSME-Reporting auswählt?

Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Bei uns wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer ESG-Experten seinen Input hinzufügt.

Wir erstellen nicht nur euer Matchboard, sondern begleiten euch bei den Anbietergesprächen, korrigieren ggfs. gemeinsam eure Anforderungen bei neuen Erkenntnissen und sind jederzeit für euch ansprechbar bis wir gemeinsam die richtige VSME-Software für euch identifiziert haben.

Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Unser Wunsch ist es, dass euer Unternehmen in Zukunft bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern unsere Services nutzt.

Probiert es / uns unverbindlich aus!

Über den Autor

Ulli Theves ist Head of CSRD- und ESG-Matchings bei Matchilla und Experte für technische Lösungen im Bereich Nachhaltigkeit. Im MatchZINE teilt er seine Expertise und veröffentlicht regelmäßig Aktuelles und Wissenswertes rund um das Thema ESG-Tech.

CSRD, Lieferketten, EUDR, ESPR, CBAM & Co. sind brandaktuelle Themen, die alle Unternehmen betreffen. Wir teilen im MatchZINE unser geballtes Wissen aus über 500 ESG-Matchings für Mittelständler und Konzerne.

VSME-Software: So wählt ihr das passende Reporting-Tools aus

Der Voluntary Reporting Standard for SMEs (VSME) ist neben der CRSD ein heiß diskutiertes Thema. Wir geben euch einen Überblick, mit welchen VSME-Tools der Reporting-Prozess gelingt und unterstützen dabei, die VSME-Softwareanbieter zu finden, die am besten zu euren Anforderungen passen!

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Wie kann ich sicher sein, dass Matchilla die richtige Software für unser VSME-Reporting auswählt?

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Nutzt die strukturierten Prozesse in Kombination mit einer umfangreichen Dienstleister-Datenbank und persönlicher Expertise für einen optimalen Auswahlprozess.

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