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Whistleblower-Software: Wie finde ich das passende Tool?

Wenn euer Unternehmen mehr als 50 Mitarbeitende hat, führt bald kein Weg mehr an einer Whistleblower-Software vorbei. EU-Richtlinien und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind die Gründe. Wir zeigen dir, wie du das richtige Hinweisgeber-System für euch findest.

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eben dem Lieferkettengesetz und der CSRD für Nachhaltigkeitsberichte setzt das Hinweisgeberschutzgesetz viele Unternehmen ebenfalls in naher Zukunft unter Zugzwang. Das Gute ist: Wie bei jeder anderen Herausforderung auch gibt es hierfür die passende Software, die euch bei der Umsetzung der Compliance-Regeln deutlich hilft. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was eine Whistleblower-Software ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und welche Überlegungen du bei der Auswahl berücksichtigen solltest. Vorweg: Ein solches System dient nicht nur dazu, Pflichten umzusetzen, sondern genauso ein vertrauenswürdiges und ethisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem mögliche Verstöße erkannt und frühzeitig korrigiert werden können. Das fördert eine Kultur der Integrität in eurem Unternehmen und macht euch für Talente attraktiver.

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  • Dieser Artikel wurde am 02. Juni 2024 aktualisiert.

Software für das HinSchG

Was ist eine Whistleblower-Software?

Eine Whistleblower-Software ist eine technologische Lösung, die Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern ermöglicht, Bedenken hinsichtlich rechtswidriger oder unethischer Praktiken innerhalb eines Unternehmens anonym zu melden.

Internes vs. externes Whistleblowing

Die Whistleblowing-Richtlinie der Europäischen Union schützt sowohl internes als auch externes Whistleblowing. Wird einem leitenden Angestellten eines Unternehmens ein Fehlverhalten gemeldet, handelt es sich um internes Whistleblowing. Extern ist es hingegen, wenn der Verstoß einer Person oder Institution außerhalb des Unternehmens gemeldet wird, zum Beispiel der Polizei oder den öffentlichen Medien.

Herausforderungen für Whistleblower in Unternehmen

Die größte Herausforderung für Whistleblower in Unternehmen ist fehlende Anonymität. Denn obwohl die EU Whistleblower schützt, ist die Hürde, ein Fehlverhalten am eigenen Arbeitsplatz zu melden, oft groß. Zu groß ist die Angst vor einer Kündigung oder anderen Konsequenzen durch Vorgesetzte oder die Kollegschaft.

Mit einer Whistleblower-Software lässt sich das Problem umgehen. Durch die anonyme Kontaktaufnahme können Mitarbeitende und andere Stakeholder das Fehlverhalten melden, ohne direkt damit in Verbindung gebracht zu werden. Gleichzeitig wird mit dem Whistleblower-System sichergestellt, dass die Bearbeitung und Analyse konform mit den EU-Whistleblowing-Richtlinien und der DSGVO ist.

Mitarbeitende können so bedenkenlos über Verstöße und Fehlverhalten informieren, während Unternehmen Probleme frühzeitig erkennen und so lösungsorientierte und deeskalierende Maßnahmen ergreifen.

Was heißt Whistleblowing in Unternehmen?

Whistleblowing in Unternehmen bezieht sich auf Meldungen seitens Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern, wenn ein Fehlverhalten der Unternehmensführung vorliegt. Gründe für Whistleblowing in Unternehmen sind zum Beispiel:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Unethisches Verhalten, wie Belästigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Umweltverstöße, wie unsachgemäße Entsorgung von Abfällen oder Verstöße gegen EU-Richtlinien

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Finanzielle Verstöße, wie Betrug oder Unterschlagung

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Sicherheitsrisiken, wie Mängel in Produkten, durch die Mitarbeitende und/oder Verbraucher:innen gefährdet werden

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Verstoß von Richtlinien und Gesetzen, wie Nichtbeachtung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Welche Unternehmen benötigen eine Whistleblower-Software? Ab 50 Mitarbeitenden quasi Pflicht!

Generell kann eine Whistleblowing-Software für alle Unternehmen sinnvoll sein, denn laut den EU-Whistleblowing-Richtlinien müssen alle Unternehmen zumindest sicherstellen, dass sie über geeignete Meldekanäle verfügen. Zwar muss das nicht zwingend in Form einer Whistleblower-Software sein, doch bietet diese eine einfache, sichere und anonyme Lösung.

Für Unternehmen in der EU gilt seit Dezember 2019 die bereits erwähnte Richtlinie EU-Direktive 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebenden und zur Aufdeckung von Verstößen.

In Deutschland gilt zudem seit Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das unter anderem den Einsatz von Whistleblower-Software oder vergleichbaren Systemen in Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden verpflichtet. Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen müssen ab dem 17. Dezember 2023 ebenfalls ein sicheres Hinweisgebersystem einführen. 

Wir sind der Meinung: Auch unter 50 Mitarbeitenden ist eine Whistleblower-Software sinnvoll, um proaktiv eine Lösung zur Meldung von Fehlverhalten zu bieten. Dabei eignen sich vor allem Anbieter von Personalverwaltungssoftware, bei der anonyme Berichterstattung als erweiterte Funktion enthalten ist.

Funktionen und Vorteile von Whistleblower-Software

Dass Mitarbeitende von der Anonymität der Whistleblower-Software profitieren, haben wir bereits geklärt. Dabei kann ein solches System weitaus mehr, als anonymisierte Nachrichten zu verschicken:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Zentrale Plattform
Die Verwaltung und Analyse der Meldungen passiert zentral an einem Ort, was die Handhabung erleichtert.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Automatisierung
Durch die automatische Benachrichtigung erhalten zuständige Personen und Abteilungen sofort Bescheid, wodurch direktes Eingreifen möglich wird.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Archivierung
Die Dokumentation aller Meldungen im Whistleblower-System gewährleistet, dass im Falle von rechtlichen Untersuchungen alle notwendigen Unterlagen bereitstehen.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Analyse
Nicht alle Whistleblower-Softwares bieten eine Analysefunktion an, vor allem größere Unternehmen profitieren aber von den Vorteilen. Durch sie erkennt das System wiederkehrende Probleme und kann Trends identifizieren, was ein proaktives Eingreifen ermöglicht.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Rechtliche Vorgaben
Diese Funktion garantiert die Einhaltung der oben genannten Gesetze und Richtlinien, wodurch sichergestellt wird, dass Whistleblower innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten und innerhalb von drei Monaten über die weiteren Maßnahmen informiert werden.

Tipps zur Auswahl einer Whistleblowing Software

Bevor du nun nach dem geeigneten Anbieter suchst, wollen wir dir noch ein paar Tipps an die Hand geben, mit dem du das passende Whistleblower-Tool findest:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Informiere dich über das HinSchG. Überprüfe, welche rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen auf dein Unternehmen zutreffen und ob die Whistleblower-Software gesetzeskonform ist.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Stelle sicher, dass die internen Ressourcen zur Implementation der Software vorhanden sind.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Überlege, welche ergänzenden Funktionen die Whistleblower-Software für deinen MarTech-Stack und ESG-Tech-Stack bringen sollte.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Dein Unternehmen agiert international? Prüfe, ob eine mehrsprachige Berichterstattung und Meldung für Whistleblower:innen ermöglicht wird.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Anonymität: Wir können es kaum genug sagen – Anonymität ist aus Sicht der Whistleblower der wichtigste Punkt. Doch nicht alle Whistleblower-Systeme bieten eine anonyme Meldung. Um zu garantieren, dass sämtliche Bedenken und Verstöße tatsächlich gemeldet werden, sollte diese Funktion also unbedingt in der Software enthalten sein.

Unser ganz heißer Hinweis: Nutze unsere Matching-Plattform, um das genau zu euch passende System zu finden. Mehr Infos dazu am Ende des Artikels.

Fazit: Eine Whistleblower-Software hilft Mitarbeitenden und Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz zeigt das wachsende Bewusstsein für den Schutz von Whistleblowern und beweist gleichzeitig, dass das Thema hochaktuell ist. Doch wie sieht es zukünftig aus? Welche Funktionen werden Whistleblower-Softwares 2024 bereitstellen, nachdem auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Nutzung eines Meldungssystems verpflichtet sind? Unsere Vermutung: Die Zukunft bringt größeren Schutz und bessere Automatisierung, wovon sowohl Whistleblower als auch Unternehmen profitieren werden.

Vergleich Whistleblower-Software – den richtigen Anbieter finden

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Statt ewige Listen zu durchforsten und Vergleichsportale aufzusuchen, bringen wir dich direkt mit drei passenden Anbietern zusammen. Du stellst in wenigen Minuten eine Matchanfrage: Wonach sucht ihr? Was ist euch besonders wichtig? Wo liegen eure Herausforderungen? Wir gleichen diese Anfrage mit unserer Datenbank ab und präsentieren dir die drei relevantesten Anbieter in eurem Matchboard – also eine Shortlist statt vieler Longlists. Im Matchboard kannst du alles in Ruhe vergleichen und so am Ende eine fundierte Entscheidung treffen. Das gesamte Matching und die Nutzung der Plattform sind kostenlos und unverbindlich.

Du möchtest wissen, welche Whistleblower-Lösung am besten zu euren Anforderungen passt? Fülle einfach den Match-Assistant aus. 👇

Whistleblower-Software-Matching – nach euren Kriterien

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    Experte für Whistleblower-Tools

    Ulrich Theves ist Head of Matching bei Matchilla und beschäftigt sich intensiv rund um die technischen Lösungen für das Whistleblowing. Er hat einen der besten Überblicke über den Markt und teilt seine Expertise aus den zahlreichen Kundengesprächen im MatchZINE.

    Im ESG- und Nachhaltigkeits-Special teilen wir mit euch unser geballtes Wissen, wie ihr die richtige Software findet und effizient einsetzt.

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