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Whistleblower-Software: Wie finde ich das passende System?

Wenn euer Unternehmen mehr als 50 Mitarbeitende hat, fĂŒhrt bald kein Weg mehr an einer Whistleblower-Software vorbei. EU-Richtlinien und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind die GrĂŒnde. Wir zeigen dir, wie du das richtige Hinweisgeber-System fĂŒr euch findest.

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eben dem Lieferkettengesetz und der CSRD fĂŒr Nachhaltigkeitsberichte setzt das Hinweisgeberschutzgesetz viele Unternehmen ebenfalls in naher Zukunft unter Zugzwang. Das Gute ist: Wie bei jeder anderen Herausforderung auch gibt es hierfĂŒr die passende Software, die euch bei der Umsetzung der Compliance-Regeln deutlich hilft. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was eine Whistleblower-Software ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und welche Überlegungen du bei der Auswahl berĂŒcksichtigen solltest. Vorweg: Ein solches System dient nicht nur dazu, Pflichten umzusetzen, sondern genauso ein vertrauenswĂŒrdiges und ethisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem mögliche VerstĂ¶ĂŸe erkannt und frĂŒhzeitig korrigiert werden können. Das fördert eine Kultur der IntegritĂ€t in eurem Unternehmen und macht euch fĂŒr Talente attraktiver.

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Letztes Update: 08. Februar 2024

Inhalt

Was ist eine Whistleblower-Software?

Eine Whistleblower-Software ist eine technologische Lösung, die Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern ermöglicht, Bedenken hinsichtlich rechtswidriger oder unethischer Praktiken innerhalb eines Unternehmens anonym zu melden.

Internes vs. externes Whistleblowing

Die Whistleblowing-Richtlinie der EuropĂ€ischen Union schĂŒtzt sowohl internes als auch externes Whistleblowing. Wird einem leitenden Angestellten eines Unternehmens ein Fehlverhalten gemeldet, handelt es sich um internes Whistleblowing. Extern ist es hingegen, wenn der Verstoß einer Person oder Institution außerhalb des Unternehmens gemeldet wird, zum Beispiel der Polizei oder den öffentlichen Medien.

Herausforderungen fĂŒr Whistleblower in Unternehmen

Die grĂ¶ĂŸte Herausforderung fĂŒr Whistleblower in Unternehmen ist fehlende AnonymitĂ€t. Denn obwohl die EU Whistleblower schĂŒtzt, ist die HĂŒrde, ein Fehlverhalten am eigenen Arbeitsplatz zu melden, oft groß. Zu groß ist die Angst vor einer KĂŒndigung oder anderen Konsequenzen durch Vorgesetzte oder die Kollegschaft.

Mit einer Whistleblower-Software lÀsst sich das Problem umgehen. Durch die anonyme Kontaktaufnahme können Mitarbeitende und andere Stakeholder das Fehlverhalten melden, ohne direkt damit in Verbindung gebracht zu werden. Gleichzeitig wird mit dem Whistleblower-System sichergestellt, dass die Bearbeitung und Analyse konform mit den EU-Whistleblowing-Richtlinien und der DSGVO ist.

Mitarbeitende können so bedenkenlos ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe und Fehlverhalten informieren, wĂ€hrend Unternehmen Probleme frĂŒhzeitig erkennen und so lösungsorientierte und deeskalierende Maßnahmen ergreifen.

Was heißt Whistleblowing in Unternehmen?

Whistleblowing in Unternehmen bezieht sich auf Meldungen seitens Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern, wenn ein Fehlverhalten der UnternehmensfĂŒhrung vorliegt. GrĂŒnde fĂŒr Whistleblowing in Unternehmen sind zum Beispiel:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Unethisches Verhalten, wie BelÀstigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz UmweltverstĂ¶ĂŸe, wie unsachgemĂ€ĂŸe Entsorgung von AbfĂ€llen oder VerstĂ¶ĂŸe gegen EU-Richtlinien

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Finanzielle VerstĂ¶ĂŸe, wie Betrug oder Unterschlagung

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Sicherheitsrisiken, wie MÀngel in Produkten, durch die Mitarbeitende und/oder Verbraucher:innen gefÀhrdet werden

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Verstoß von Richtlinien und Gesetzen, wie Nichtbeachtung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Welche Unternehmen benötigen eine Whistleblower-Software? Ab 50 Mitarbeitenden quasi Pflicht!

Generell kann eine Whistleblowing-Software fĂŒr alle Unternehmen sinnvoll sein, denn laut den EU-Whistleblowing-Richtlinien mĂŒssen alle Unternehmen zumindest sicherstellen, dass sie ĂŒber geeignete MeldekanĂ€le verfĂŒgen. Zwar muss das nicht zwingend in Form einer Whistleblower-Software sein, doch bietet diese eine einfache, sichere und anonyme Lösung.

FĂŒr Unternehmen in der EU gilt seit Dezember 2019 die bereits erwĂ€hnte Richtlinie EU-Direktive 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebenden und zur Aufdeckung von VerstĂ¶ĂŸen.

In Deutschland gilt zudem seit Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das unter anderem den Einsatz von Whistleblower-Software oder vergleichbaren Systemen in Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden verpflichtet. Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen mĂŒssen ab dem 17. Dezember 2023 ebenfalls ein sicheres Hinweisgebersystem einfĂŒhren. 

Wir sind der Meinung: Auch unter 50 Mitarbeitenden ist eine Whistleblower-Software sinnvoll, um proaktiv eine Lösung zur Meldung von Fehlverhalten zu bieten. Dabei eignen sich vor allem Anbieter von Personalverwaltungssoftware, bei der anonyme Berichterstattung als erweiterte Funktion enthalten ist.

Funktionen und Vorteile von Whistleblower-Software

Dass Mitarbeitende von der AnonymitÀt der Whistleblower-Software profitieren, haben wir bereits geklÀrt. Dabei kann ein solches System weitaus mehr, als anonymisierte Nachrichten zu verschicken:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Zentrale Plattform
Die Verwaltung und Analyse der Meldungen passiert zentral an einem Ort, was die Handhabung erleichtert.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Automatisierung
Durch die automatische Benachrichtigung erhalten zustÀndige Personen und Abteilungen sofort Bescheid, wodurch direktes Eingreifen möglich wird.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Archivierung
Die Dokumentation aller Meldungen im Whistleblower-System gewÀhrleistet, dass im Falle von rechtlichen Untersuchungen alle notwendigen Unterlagen bereitstehen.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Analyse
Nicht alle Whistleblower-Softwares bieten eine Analysefunktion an, vor allem grĂ¶ĂŸere Unternehmen profitieren aber von den Vorteilen. Durch sie erkennt das System wiederkehrende Probleme und kann Trends identifizieren, was ein proaktives Eingreifen ermöglicht.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Rechtliche Vorgaben
Diese Funktion garantiert die Einhaltung der oben genannten Gesetze und Richtlinien, wodurch sichergestellt wird, dass Whistleblower innerhalb von sieben Tagen eine EingangsbestĂ€tigung erhalten und innerhalb von drei Monaten ĂŒber die weiteren Maßnahmen informiert werden.

Tipps zur Auswahl einer Whistleblowing Software

Bevor du nun nach dem geeigneten Anbieter suchst, wollen wir dir noch ein paar Tipps an die Hand geben, mit dem du das passende Whistleblower-Tool findest:

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Informiere dich ĂŒber das HinSchG. ÜberprĂŒfe, welche rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen auf dein Unternehmen zutreffen und ob die Whistleblower-Software gesetzeskonform ist.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Stelle sicher, dass die internen Ressourcen zur Implementation der Software vorhanden sind.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Überlege, welche ergĂ€nzenden Funktionen die Whistleblower-Software fĂŒr deinen MarTech-Stack und ESG-Tech-Stack bringen sollte.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz Dein Unternehmen agiert international? PrĂŒfe, ob eine mehrsprachige Berichterstattung und Meldung fĂŒr Whistleblower:innen ermöglicht wird.

Matchilla - Matching-Plattform und Marktplatz AnonymitĂ€t: Wir können es kaum genug sagen – AnonymitĂ€t ist aus Sicht der Whistleblower der wichtigste Punkt. Doch nicht alle Whistleblower-Systeme bieten eine anonyme Meldung. Um zu garantieren, dass sĂ€mtliche Bedenken und VerstĂ¶ĂŸe tatsĂ€chlich gemeldet werden, sollte diese Funktion also unbedingt in der Software enthalten sein.

Unser ganz heißer Hinweis: Nutze unsere Matching-Plattform, um das genau zu euch passende System zu finden. Mehr Infos dazu am Ende des Artikels.

Fazit: Eine Whistleblower-Software hilft Mitarbeitenden und Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz zeigt das wachsende Bewusstsein fĂŒr den Schutz von Whistleblowern und beweist gleichzeitig, dass das Thema hochaktuell ist. Doch wie sieht es zukĂŒnftig aus? Welche Funktionen werden Whistleblower-Softwares 2024 bereitstellen, nachdem auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Nutzung eines Meldungssystems verpflichtet sind? Unsere Vermutung: Die Zukunft bringt grĂ¶ĂŸeren Schutz und bessere Automatisierung, wovon sowohl Whistleblower als auch Unternehmen profitieren werden.

Vergleich: Die richtigen Anbieter fĂŒr Whistleblower-Software finden

Du bist auf der Suche nach einer Whistleblower-Software oder andere Lösungen aus dem Bereich ESG? Profitiere von unserem Know-how aus ĂŒber 100 Nachhaltigkeits-Matchings in den letzten Monaten, vorwiegend mit Unternehmen aus dem Mittelstand: Nutze die Matching-Plattform von Matchilla, um euren Procurement-Prozess zu optimieren.

Statt ewige Listen zu durchforsten und Vergleichsportale aufzusuchen, bringen wir dich direkt mit drei passenden Anbietern zusammen. Du stellst in wenigen Minuten eine Matchanfrage: Wonach sucht ihr? Was ist euch besonders wichtig? Wo liegen eure Herausforderungen? Wir gleichen diese Anfrage mit unserer Datenbank ab und prĂ€sentieren dir die drei relevantesten Anbieter in eurem Matchboard – also eine Shortlist statt vieler Longlists. Im Matchboard kannst du alles in Ruhe vergleichen und so am Ende eine fundierte Entscheidung treffen. Das gesamte Matching und die Nutzung der Plattform sind kostenlos und unverbindlich.

Du möchtest wissen, welche Whistleblower-Lösung am besten zu euren Anforderungen passt? FĂŒlle einfach den Match-Assistant aus. 👇

Whistleblower-Software-Matching – individuell nach euren Spezifikationen

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    Euer Status quo und wichtige Informationen fĂŒr die Auswahl der Anbieter.

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    Picture of Über den Autor
    Über den Autor

    Ulrich Theves ist Head of Matching bei Matchilla und beschĂ€ftigt sich intensiv rund um die technischen Lösungen fĂŒr das Whistleblowing. Er hat einen der besten Überblicke ĂŒber den Markt und teilt seine Expertise aus den zahlreichen KundengesprĂ€chen im MatchZINE.

    Im ESG- und Nachhaltigkeits-Special teilen wir mit euch unser geballtes Wissen, wie ihr die richtige Software findet und effizient einsetzt.

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