EUDR-Software: Tools für entwaldungsfreie Lieferketten gemäß EUDR
Unternehmen stehen durch eine neue EU-Verordnung vor großen Herausforderungen: Die EU Deforestation Regulation…

as Qualitätsmanagement (QM) wird sich insbesondere durch die Änderungen der ISO 9001 und neue Themenfelder in Bezug auf Klima- und Energieeffizienz wandeln. Entsprechend dynamisch entwickelt sich aktuell der Softwaremarkt. Möchtet ihr euer QM digitalisieren oder eine ältere Software ablösen, seid ihr hier genau richtig.
In diesem Artikel erhältst du einen umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer QM-Software mit Tipps aus der Praxis, damit du mit dem richtigen Tool startest und exzellente Datenstrukturen und Prozesse aufbaust.
Zudem teilen wir mit dir unser Know-how aus unseren Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne im Rahmen einer individuellen Softwareauswahl, bei der du effizient einen Überblick über die für euch relevantesten Anbieter erhältst.
Wenn du dich bereits bestens in Sachen ISO 19001 & Co. auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Qualitätsmanagement-System nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
2025 wird das Jahr, in dem Qualitätsmanagement digital und agiler werden muss – nicht, weil es ein Trend ist, sondern weil sich die Anforderungen grundlegend verändern. Normen wie ISO 9001, IATF 16949 oder GMP stehen vor Anpassungen, die noch stärkeren Fokus auf Risikomanagement, Nachhaltigkeit und Datenverfügbarkeit legen. Hinzu kommen verschärfte Lieferkettenanforderungen, gesetzliche Vorgaben und steigende Erwartungen von Kund:innen und Auditoren. Wer jetzt noch mit Excel-Listen, Dokumentenablagen oder einer Software aus den 2010er Jahren arbeitet, gerät ins Hintertreffen. Ineffiziente Prozesse – dies kennt ihr aus dem QM – kosten Zeit, erhöhen das Fehlerrisiko und sind kaum noch auditierbar.
Die gute Nachricht: Aktuelle QM-Softwarelösungen sind heutzutage so intuitiv, flexibel und modular, dass sie sich ohne monatelange Implementierung einsetzen lassen. Sie ermöglichen Echtzeit-Datenzugriff, automatisierte Prozesse und vollständige Rückverfolgbarkeit – genau das, was neue Normen und Auditoren fordern. Mit Blick auf die anstehenden Änderungen hilft euch der richtige Softwareanbieter zudem mit seinem Know-how, die neuen Prozesse/Normen schon jetzt vorbereitend und effizient in eurem Qualitätsmanagement zu etablieren.
Da das Qualitätsmanagement bei jedem Unternehmen anders strukturiert ist und mit individuellen Regelungen umgehen muss, ist die Auswahl eines passenden Tools allerdings mit einem langwierigen Research verbunden. Schauen wir uns zum Start des Auswahlprozesses den Markt an.
Der Markt für Qualitätsmanagement-Software wächst – und wird gleichzeitig immer unübersichtlicher. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, aus über 100 Anbietern in DACH die richtige Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden. Akribisch recherchierte „Die 7 besten QM-Tools“-Artikel werden euch genauso wenig wie Listing-Portale zu dem wirklich passendsten Anbieter führen, da sie nicht auf individuelle Anforderungen und Hürden eingehen. Schauen wir uns an, wie sich der Markt einteilt.
Generell lassen sich die Softwareanbieter im deutschsprachigen Raum in drei Kategorien einteilen:
All-in-One-QM-Suiten
Diese Anbieter decken alle QM-Bereiche ab – vom Audit-Management über Dokumentenlenkung bis hin zu Risikomanagement. Sie sind ideal für Unternehmen, die eine umfassende, normkonforme Lösung suchen.
Spezialsoftware für QM-Teilbereiche
Diese Lösungen konzentrieren sich auf einzelne QM-Funktionen, z. B. Audit-Management, CAPA oder Lieferantenbewertung. Sie eignen sich für Unternehmen, die nur bestimmte Bereiche optimieren möchten.
QM-Module in ERP- oder MES-Systemen
Viele Unternehmen setzen auf integrierte QM-Lösungen in ihren bestehenden ERP- oder MES-Systemen. Diese sind oft stark an den Produktionsprozess gekoppelt und besonders für Industrie und Produktion interessant.
Einge Anbieter sind zudem auch horizontal kategoriesierbar: Branchenfokus (Automobil, Chemie, Medizintechnik usw.)
Spezialisierung auf Normen und Zertifizierungen (ISO 9001 usw.)
Kundenzielgruppe (Konzern, Mittelstand, KMU)
Der Markt bietet also für jede Unternehmensgröße und Branche die passende Lösung. Mit einer ersten Sortierung nach Arten und Spezialisierungen lassen sich die über 100 Anbieter wesentlich reduzieren. Auf diese Weise fällt es euch nicht mehr ganz so schwer, einen Überblick über die für euch relevanten Angebote zu erhalten.
Es gibt folglich für jeden Bedarf, jedes Ziel und Budget (hierzu gleich noch mehr) eine Lösung, die euch an mehreren Stellen echten Nutzen bietet. Auch der Funktionsumfang ist manigfaltig und für jede Konstellation gibt es mittlerweile sehr gute Lösungen.
Mit folgenden Kernfunktionen unterstützt euch eine Software bei euren Prozessen im Qualitätsmanagement:
Audit- und CAPA-Management: Mängel erkennen und beheben: Audits planen, durchführen und dokumentieren, Nichtkonformitäten (CAPA = Corrective and Preventive Actions) nachverfolgen und Maßnahmen zur Fehlerbehebung festlegen.
Praxisbeispiel: Bei einem internen Audit fällt auf, dass Wartungsprotokolle fehlen. Die QM-Software erstellt automatisch eine CAPA-Maßnahme, weist sie der oder dem Verantwortlichen zu und erinnert an die fristgerechte Umsetzung.
Dokumentenlenkung: Alles geordnet und aktuell: Qualitätsdokumente, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen zentral verwalten und versionieren. Automatische Freigabe-Workflows sorgen dafür, dass jeder mit der aktuellen Version arbeitet.
Praxisbeispiel: Die Produktionsleitung sucht eine aktuelle Arbeitsanweisung für die Montage. Anstatt in alten E-Mails zu wühlen, wird sie in Sekunden in der QM-Software gefunden – inklusive Änderungsverlauf und digitaler Freigabe.
Prozess- und Risikomanagement: Qualität systematisch sichern: Prozesse modellieren, Risiken analysieren und Verbesserungspotenziale erkennen und Unterstützung bei der ISO-9001-konformen Dokumentation.
Praxisbeispiel:
Ein Zulieferer will seine Lieferzeiten optimieren. Die QM-Software visualisiert Engpässe in den Prozessen und schlägt Automatisierungen vor – so werden Verzögerungen frühzeitig vermieden.
Reklamations- und Abweichungsmanagement: Probleme systematisch lösen: Kundenreklamationen und interne Fehler erfassen, analysieren und mit standardisierten Workflows beheben.
Praxisbeispiel: Kundenseitig wird eine fehlerhafte Lieferung gemeldet. Die Reklamation wird direkt in der QM-Software erfasst, mit einer Ursachenanalyse verknüpft und an die verantwortlichen Teams weitergeleitet – inklusive Fristen und Eskalationen.
Kennzahlen- und Berichtswesen: Qualität messbar machen: Qualitätskennzahlen (z. B. Fehlerquote, Reklamationsrate, Audit-Ergebnisse) in Dashboards analysieren und für Management-Reports nutzen.
Praxisbeispiel:
Die QM-Abteilung stellt fest, dass die Fehlerquote in einer Produktionslinie steigt. Durch die Analyse in der Software wird schnell klar, dass ein bestimmter Lieferant vermehrt fehlerhafte Teile liefert.
Schulungsmanagement: Wissen immer aktuell halten: Schulungen der Mitarbeitenden zu QM-relevanten Themen planen, durchführen und dokumentieren.
Praxisbeispiel:
Neue Mitarbeitende müssen jährlich zur ISO 9001 geschult werden. Die QM-Software versendet automatisierte Schulungseinladungen, dokumentiert die Teilnahme und erinnert automatisch an Wiederholungsschulungen.
An dieser Stelle haben wir nur wenige Use Cases genannt. Nutzenstiftende Funktionen sind insbesondere bei allumfassenden QM-Tools reichlich vorhanden. Solltest du aktuell noch manuell mit Tabellenkalkulationen oder einer veralteten Lösung arbeiten, sehnst du dich wahrscheinlich schon jetzt nach dem Einführungsdatum der neuen Software. Allerdings gilt hier: Umso größer der Funktionsumfang, desto wichtiger ist dann natürlich auch die Usability.
2026 wird die ISO 9001 überarbeitet, aber was sich genau ändern wird, ist noch nicht offiziell. Viele Unternehmen fragen sich: Lohnt sich die Investition in eine neue QM-Software jetzt überhaupt? Die klare Antwort: Ja! Und zwar genau jetzt. „Warten wir ab, bevor wir eine neue QM-Software einführen.“ Vier Argumente, warum genau diese Aussage falsch gedacht ist:
Prozesse müssen digitalisiert werden: Die Einführung einer neuen QM-Software ist kein Wochenprojekt, sondern braucht Zeit: Prozesse müssen analysiert und umgestellt werden. Wer erst dann reagiert, wenn die neuen Anforderungen da sind, steckt mitten im Umstellungschaos. Jetzt umstellen bedeutet, dass ihr 2026 nur noch Feintuning betreiben müsst und kein monatelanges Megaprojekt im QM zu bewältigen habt.
Datenchaos strukturieren: Ein großes Problem vieler Unternehmen: QM-Daten liegen verstreut in Excel-Tabellen, auf Netzlaufwerken oder sogar abgeheftet in Papierordnern. Wie wollt ihr zukünftige Anforderungen erfüllen, wenn schon die Basis unübersichtlich ist? Eine moderne Software bringt Struktur, vereinheitlicht Prozesse und sorgt für eine saubere, auditierbare Datenlage – egal, welche neuen Vorgaben kommen.
Schulungen & Akzeptanz aufbauen: Jede neue Software bringt eine Lernkurve mit sich. Wenn ihr erst 2026 umstellt, müsst ihr nicht nur neue Prozesse verstehen, sondern auch direkt gesetzeskonform arbeiten. Das bedeutet Stress, Fehlerquellen und möglicherweise Probleme bei Audits. Wer jetzt schon ein System einführt, kann den Wandel schrittweise umsetzen und sicherstellen, dass alle Mitarbeitende fit für die Zukunft sind.
Know-how seitens des Anbieters: Softwareanbieter beschäftigen sich schon jetzt mit den Neuerungen der ISO 9001. Sie werden die Umstellung für all ihre Kunden vornehmen und entsprechende Parser schreiben. Moderne QM-Softwarelösungen sind nicht starr, sondern anpassungsfähig. Auf diese Weise könnt ihr die neuen Normvorgaben einfach in eure bestehenden digitalen Prozesse integrieren.
Die Einführung einer neuen QM-Software sollte nicht von einer Norm-Änderung abhängen. Im Gegenteil: Auch wenn sich 2026 die Anforderungen ändern, müsst ihr keine komplett neue Lösung einführen.
In der Regel liegen die Lizenzkosten für eine QM-Software zwischen 5.000 und 100.000 Euro pro Jahr. Diese riesige Preisrange als Information ist für euch natürlich mehr als unbefriedigend und hilft so nicht weiter. Sie zeigt aber wiederum die immense Angebotsvielfalt am Markt.
Bei unseren Matchings auf der Matchilla-Plattform, hängen die Preise – neben der Softwareart – von folgenden Schlüsselfaktoren ab: Anzahl der QM-Module
Anzahl der User
Art und Anzahl der eingesetzten Normen/Standards
Organisationsstruktur des Unternehmens
Branche eures Unternehmens
An dieser Stelle ein ROI-Beispiel: Was kostet eine QM-Software – und was spart sie ein?
Die Berechnung des Return on Investment (ROI) für eine QM-Software hilft, den tatsächlichen Mehrwert der Investition klar zu erkennen. Dabei betrachten wir sowohl die Investitionskosten als auch die Einsparungen, die die Software generiert.
Ausgangssituation: Metallverarbeitendes Unternehmen mit 250 Mitarbeitern
Qualitätssicherung erfolgt bislang manuell über Excel & Papier
Jährlich 15 interne & fünf externe Audits
Reklamationsrate: 3 % aller produzierten Teile (ca. 7.500 p. a.)
Interne Fehlerkosten: 150.000 € p. a. (Nacharbeit, Ausschuss, Prüfaufwand)
Kundenreklamationen verursachen 50.000 € direkte Kosten (Rabatte, Rücksendungen, Extra-Prüfungen)
👉 Ziel: QM-Prozesse automatisieren, Fehler reduzieren, Audits effizienter gestalten
Investitionskosten einer QM-Software
Lizenzkosten: 20.000 € jährlich
Schulung & Implementierungsprozesse: 10.000 € einmalig
Gesamtkosten im 1. Jahr: 30.000 €, danach 20.000 € jährlich
Erwartete Einsparungen & Nutzen durch die QM-Software
Effizientere Audits & Dokumentation
Reduzierung von Reklamationen & Fehlerkosten
Schnellere Reaktionszeiten & höhere Produktivität
👉 Gesamtes Einsparpotenzial p. a.:
Gesamteinsparung p. a.: 70.000 €
Investition im ersten Jahr: 30.000 € → ROI nach sechs Monaten
ab dem zweiten Jahr: 70.000 € Einsparung bei 20.000 € Kosten → 350 % ROI
Hierbei handelt es sich um eine beispielhafte Berechnung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses, die eine praxisnahe Herangehensweise darstellt. Diese ROI-Rechnung zeigt, dass eine QM-Software langfristige Einsparungen und deutliche Mehrwerte generiert.
Unsere Empfehlung: Fülle unseren QM-Match-Assistant aus und erhalte eine unverbindliche Budgeteinschätzung für eine QM-Software, die euren konkreten Kriterien entspricht.
Mit diesen Informationen bist du garantiert einen Schritt weiter und möchtest den Auswahlprozess starten. In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Qualitätsmanagement-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen u.v.m.
Von dieser einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ermitteln für euch in einer Shortlist (wir nennen es Matchboard) die Softwareanbieter, die bestmöglich zu eurer Situation passen.
Das Beste daran: Das Matching auf Matchilla ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym (erfahre mehr unter unseren FAQ).
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den Aufgaben im Qualitätsmanagement unterstützt, fülle einfach den Match-Assistant aus!
Anbieter im Matching: 61
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Durch Matchilla öffnen wir uns ganz bequem Impulsen von neuen Dienstleistern, die vorher außerhalb unseres Radars lagen. Unsere Suchangaben werden mit einer Datenbank abgeglichen, die finalen Vorschläge liegen aber in den Händen des Matchilla-Teams. Das Ergebnis: Hohe Qualität und ein starker Service!
Wie dynamisch sich der Softwaremarkt im Qualitätsmanagement entwickelt, haben wir dir in diesem Artikel erläutert. Das Probelm für euch: Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind komplex und sehr individuell.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach QM-Tool-Anbietern. Wir verfügen über die wohl bestgepflegte Datenbank mit Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum.
Mit diesem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform zum richtigen Anbieter führt.
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Das individuelle Matching sowie die Nutzung der Plattform finanziert sich über die Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis. Die Auswahl liegt bei euch, ebenso die Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Software genutzt werden. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur transparent mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Zudem schafft Matchilla für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement als auch den Chef freuen!
Starte einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei euch melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig. Zudem wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt. Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben, überraschen wir mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.
Nach der Erstellung des Matchboards begleiten wir euch auch bei den Anbietergesprächen, korrigieren ggfs. gemeinsam eure Anforderungen bei neuen Erkenntnissen und sind jederzeit für euch ansprechbar bis wir gemeinsam die richtige Software für euch identifiziert haben.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen in Zukunft bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Deswegen sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus: Wir freuen uns auf das Matching!
René Kühn ist der Gründer und Geschäftsführer bei Matchilla. Auf der Matching- und Procurement-Plattform konnte er mit seinem Team eine der besten Marktübersichten für GRC, ESG, und QM-Dienstleister aufbauen.
Unternehmen stehen durch eine neue EU-Verordnung vor großen Herausforderungen: Die EU Deforestation Regulation…
Ihr wollt euer ERM (Enterprise Risk Management) professionalisieren? Aufgaben und Prozesse sollen mit…
Ihr seid dabei euch auf die Anforderungen des BFSG vorzubereiten und sucht nach…