Compliance-Software – Matching der besten Systeme und Tools
Ihr seid auf der Suche nach einem Compliance-Managament System, das eure Prozesse optimiert?…
ine Brandschutz-Software ist mehr als nur eine digitale Ablage für Dokumente – sie hilft Unternehmen, sicherer, effizienter und rechtskonform zu arbeiten. Wer sich für die richtige Lösung entscheidet, spart Zeit, Kosten und reduziert Haftungsrisiken.
In diesem umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer Brandschutzmanagement-Software fassen wir alle relevanten Informationen für den Auswahlprozess zusammen und identifizieren für euch die passendsten Anbieter im Rahmen eines individuellen Software-Matchings.
Wenn du dich bereits bestens mit ArbStättV, DGUV, BetrSichV & Co. auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Tool nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
Brandschutz ist kein Thema, das man dem Zufall überlässt – und doch geschieht genau dies in vielen Unternehmen. Mangels Zeit und nötigen Kenntnissen der Brandschutzbeauftragten werden Wartungen vergessen, Dokumentationen sind lückenhaft und Compliance-Anforderungen sind oft schwer nachzuhalten. Ein fehlender Prüfnachweis oder eine übersehene Wartungsfrist können im Ernstfall fatale Folgen haben: Von rechtlichen Strafen über erhöhte Versicherungsprämien bis hin zu realen Sicherheitsrisiken für Mitarbeitende und Betriebsabläufe.
Mit einer Brandschutz-Software gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Wartungen, Prüfungen und Schulungen fristgerecht durchgeführt werden. Alle relevanten Dokumente sind revisionssicher gespeichert und auf Knopfdruck abrufbar – ein unschätzbarer Vorteil bei Audits oder Behördenkontrollen. Und mit mobilen Apps können Brandschutzbeauftragte Prüfungen und Unterweisungen direkt vor Ort dokumentieren.
Kurz gesagt: Eine Brandschutz-Software spart Zeit, reduziert Kosten und stellt sicher, dass euer Unternehmen jederzeit auf der sicheren Seite ist.
Der Markt für Brandschutz-Software in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist vielfältig. Es gibt etwas 50 bis 60 relevante Anbieter im deutschsprachigen Raum, wobei viele aus den Bereichen Facility Management, Arbeitsschutz, Gebäudemanagement oder Compliance-Systeme stammen und Brandschutz als Zusatzmodul anbieten. Reine Brandschutz-Softwareanbieter sind mit etwa 15 bis 20 Speziallösungen am Markt.
Für eine bessere Marktübersicht für unsere Matchings auf der Matchilla-Plattform haben wir folgende Kategorisierung der Brandschutz-Softwarearten vorgenommen:
Spezialanbieter für Brandschutz-Software
➡ Fokus: Reine Brandschutz-Software mit tiefgehenden Funktionen für Wartung, Prüfungen, Dokumentation und Compliance.
CAFM- und Facility-Management-Software mit Brandschutz-Modul
➡ Fokus: Umfassende Lösungen für Gebäudeverwaltung, die Brandschutz als ein Modul integrieren.
Arbeitsschutz- & Compliance-Software mit Brandschutz-Funktionen
➡ Fokus: Lösungen für das gesamte Arbeitsschutz- und Sicherheitsmanagement, inklusive Brandschutz.
Schulungs- & Unterweisungssoftware für Brandschutz
➡ Fokus: Spezialisierte E-Learning-Plattformen für Arbeitsschutz und Brandschutzschulungen.
Notfall- & Evakuierungssoftware
➡ Fokus: Lösungen, die sich auf Evakuierung, Alarmierung und Krisenmanagement spezialisieren.
Mit dieser Kategorisierung der Softwarearten kann man bereits sehr gut eine erste Eingrenzung der relevanten Anbieter vornehmen.
Durch dieses vielfältige Marktangebot ist es folglich ohne Belang, ob ihr mit der Digitalisierung der verschiedenen Prozesse im Brandschutz startet oder Schritt-für-Schritt eine allumfassende Compliance-Software einführen wollt: In 2025 gibt es für jeden Bedarf und jedes Ziel eine Lösung, die einen echten Nutzen bietet.
Mit folgenden Kernfunktionen unterstützt euch eine Brandschutz-Software:
Terminverwaltung & Wartungsmanagement
Diese Funktion sorgt dafür, dass alle Prüf- und Wartungstermine für Feuerlöscher, Sprinkleranlagen oder Notausgänge automatisch dokumentiert und überwacht werden. Die Software erinnert die zuständigen Mitarbeitenden rechtzeitig an anstehende Prüfungen und sorgt für eine lückenlose Protokollierung.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen hatte in der Vergangenheit mehrfach Bußgelder zu zahlen, da Wartungstermine für Brandschutzeinrichtungen übersehen wurden. Seit Einführung einer Brandschutz-Software erhalten alle Filial- und Betriebsleiter:innen automatische Erinnerungen an bevorstehende Prüfungen, was die Einhaltung der Vorschriften erheblich verbessert hat.
Digitale Dokumentation für die Brandschutzvorschriften
Sämtliche Nachweise, Prüfprotokolle und Wartungsberichte werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Das reduziert Papierchaos und ermöglicht eine schnelle Vorlage bei Behörden oder Versicherungen.
Brandschutzkataster: Gesetzliche Compliance einhalten
Brandschutz-Software hilft, relevante gesetzliche Anforderungen wie die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) oder DIN 14096 in einem individuellen Brandschutzkatatster einzuhalten. Automatische Updates sorgen dafür, dass neue Vorschriften direkt berücksichtigt werden.
Praxisbeispiel:
Die behördliche Kontrolle beanstandete, dass nicht alle Brandschutzmaßnahmen gemäß der aktuellen Vorschriften dokumentiert wurden. Durch die Einführung einer Brandschutz-Software, die auf Gesetzesänderungen hinweist, konnte das Unternehmen zukünftige Beanstandungen vermeiden.
Schulungsmanagement Brandschutz
Die Software verwaltet Schulungen für Mitarbeitende, stellt E-Learnings bereit und erinnert Angestellte automatisch an notwendige Unterweisungen.
Praxisbeispiel: Oft gab es Koordinationsprobleme bei manuellen Brandschutz-Schulungen. Neue Mitarbeiter wurden nicht rechtzeitig unterwiesen und Nachweise fehlten. Nach Einführung einer Software mit integrierten Schulungsmanagement erhalten Mitarbeitende nun automatisierte Erinnerungen und Nachweise werden digital abgelegt. Dadurch konnte das Unternehmen die Schulungslücken schließen und ist bei Audits abgesichert.
Notfallmanagement und Evakuierungsplanung
Mit dieser Funktion hinterlegen Unternehmen Notfallpläne, verwalten Evakuierungsstrategien und informieren Mitarbeitende in Notfällen rechtzeitig und gezielt.
Am letzten Beispiel wird deutlich, warum sich ein professionell aufgestelltes Brandschutzmanagement mit einer qualifizierten Software lohnt. Im Ernstfall kann es Leben retten.
Solltest du aktuell noch manuell mit Tabellenkalkulationen, Papierablagen in Aktenordnern oder einer veralteten HSEQ-Software arbeiten, sehnst du dich wahrscheinlich schon jetzt nach dem Einführungsdatum der neuen Software. Beachte auch, dass es inzwischen vereinfachendere KI-Integrationen gibt, die dafür sorgen, dass Brandschutzmanagement sogar Spaß macht.
Die gesetzlichen Anforderungen im Brandschutz sind, nicht zu unrecht, streng. Unternehmen sind verpflichtet, Brandschutzmaßnahmen nicht nur umzusetzen, sondern auch nachweislich zu dokumentieren. Die Gesetze, Normen und Verordnungen für den betrieblichen Brandschutz sind in verschiedenen Gewerken geregelt.
Diese Vorschriften sind für die meisten Unternehmen am relevantesten:
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) – Anforderungen an den Brandschutz in Arbeitsstätten Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – Wartung und Prüfung von Brandschutzeinrichtungen DGUV Vorschrift 1 – Pflichten zur Unterweisung und Dokumentation ASR A2.2 – Technische Regeln für den Brandschutz in Gebäuden DIN 14096 – Anforderungen an Brandschutzordnungen Weitere branchenspezifische Verordnungen – insbesondere für Industrie & Produktion, Krankenhäuser, Lagerhaltung, Chemie u.v.m.
In den meisten Fällen ist ein Brandschutz-Rechtkataster unabdingbar und sollte mit dem Softwareanbieter indivduell abgestimmt werden. Das Gute: Euer neuer Kooperationspartner kennt die Herausforderungen im Risikomanagement und legt die wichtigsten Daten in eurem Account ab.
Es gibt folglich zahlreiche Vorteile für den Einsatz eines Brandschutz-Tools. Allerdings muss sich der Softwareeinsatz natürlich auch rechnen.
Da wir eure individuellen Anforderungen (noch nicht) kennen, ist es natürlich schwierig, einen ganz konkreten Budgeteinsatz zu empfehlen. Dafür ist der Markt, wie schon beschrieben, zu vielfältig. Grundsätzlich bewegen sich die Preise in einem recht breiten Spektrum – von sehr schlanken Lösungen für kleinere Betriebe ab etwa 50 bis 1.000 Euro im Monat bis hin zu umfangreichen Plattformen für größere Mittelständler oder Konzerne mit zahlreichen Standorten, die mittlere vierstellige Beträge pro Monat kosten.
Die wesentlichen Faktoren, die den Preis beeinflußen sind z. B. Anzahl der Module und Funktionen Anzahl der Nutzer:innen / Mitarbeiter Anzahl der zu managenden Standorte Anzahl der einzuhaltenden Verordnungen und Gesetze
Wenn es bei diesen Faktoren keine wesentlichen Ausschläge nach oben gibt, könnt Ihr von diesen einzuplanenden Budgets ausgehen. In der Spalte “Einmaliger Set-Up” sind bereits eure internen Kosten (Softwareeinführung, IT-Umstellungen, Schulungen etc.) eingeplant.
Beispielhafte ROI-Rechnung für einen Mittelständler: Ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitenden nutzt bislang Excel-Listen für das Brandschutzmanagement. Der Brandschutzbeauftragte verbringt rund 10 Stunden pro Woche mit der Dokumentation und Terminverwaltung. Bei einem Stundensatz von 50 Euro entspricht dies 2.000 Euro pro Monat.
Nach der Einführung einer Brandschutz-Software für 500 Euro monatlich reduziert sich der Aufwand um 70 % – auf nur noch 3 Stunden pro Woche. Das Einsparpotential liegt bei ca. 1.400 Euro monatlich oder 16.800 Euro pro Jahr. Hinzu kommen vermiedene Bußgelder oder Schäden durch nicht eingehaltene Vorschriften.
Zugegeben, das ist nur eine “Milchmädchenrechnung”. Aber selbst wenn ihr bei eurer eigenen Kalkulation auf ein negatives Einsparpotential kommt: Eine Brandschutzmanagement-Software ist immer eine „Versicherung“, um Strafzahlungen zu vermeiden und das Wohl eurer Mitarbeitenden präventiv zu schützen. Der Preis sollte also nicht das Prio 1-Kriterium sein.
Unsere Empfehlung: Fülle gleich unseren Match-Assistant sorgfältig aus, um über unsere Plattform eine unverbindliche Budgeteinschätzung seitens der Softwareanbieter zu erhalten.
Einen Softwarevergleich für die zu euren Anforderungen besten Anbieter durchzuführen, ist durch die Intransparenz im Markt sehr mühsam. Mit unserem Matching-Prozess beschleunigen wir nicht nur die Recherche, sondern gestalten den kompletten Auswahlprozess strukturiert und zielführend.
In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Brandschutz-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen u.v.m.
Von unserer einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ersparen eine langwierige und zeitintensive Marktrecherche.
Über unser Matching ermitteln wir in einer individuellen Shortlist (wir nennen es Matchboard) die drei Anbieter von Softwarelösungen, die zu eurer Situation passen.
Das Beste: Dieser Vergleich der Toolanbieter ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym.
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den verschiedenen Aufgaben unterstützt, investiere jetzt kurz Zeit und fülle den Match-Assistant aus!
Wir freuen uns auf das Matching mit dir!
Anbieter im Matching: 21
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Mich haben die kurzen und klaren Wege von Matchilla überzeugt: Unser konkreter Bedarf wird sofort verstanden, perfekt analysiert und mit den richtigen Anbietern in kurzer Zeit gematcht. Die Plattform von Matchilla funktioniert schnell, unkompliziert und leitet präzise durch den Prozess der Dienstleisterauswahl.
Wie sich der Softwaremarkt im Bereich Brandschutz darstellt, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich erläutert. Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind durchaus komplex und langwierig.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach Toolanbietern aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig.
Mit unserem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform zum richtigen Anbieter führt.
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Die individuelle Ermittlung, um die beste Software für euch auszuwählen, sowie die zur Verfügungstellung der umfangreichen Hintergrundinformationen finanziert sich über die Plattform-Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis. Die Auswahlsteuerung liegt immer bei euch, ebenso die Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Starte einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei dir melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Barndschutz-Software genutzt werden, wobei davon auszugehen ist, dass das Softwarebudget hierbei unter euem Schwellwert liegen wird. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Matchilla schafft für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement, den Chef als auch euer eigenes Budget freuen!
Der Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Kein Matchboard wird freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen auch künftig bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Daher sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus – wir freuen uns auf das Matching mit Dir!
René Kühn ist der Gründer und Geschäftsführer bei Matchilla. Auf der Matching- und Procurement-Plattform konnte er mit seinem Team eine der besten Marktübersichten für Compliance-Dienstleister aufbauen.
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