EUDR-Software: Tools für entwaldungsfreie Lieferketten gemäß EUDR
Unternehmen stehen durch eine neue EU-Verordnung vor großen Herausforderungen: Die EU Deforestation Regulation…
ompliance erhielt in den letzten Monaten durch diverse ESG- und IT- oder Cybersecuritygesetze Verstärkung. Entsprechend dynamisch bewegt sich aktuell der Compliance-Softwaremarkt und es ist kompliziert, den richtigen Dienstleister zu finden.
In diesem Artikel erhältst du einen umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer Compliance-Software mit Tipps und Use Cases aus der Praxis, damit du mit dem richtigen Tool startest und exzellente Datenstrukturen und Prozesse aufbaust.
Zudem teilen wir mit dir unser Know-how aus unseren Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne im Rahmen einer individuellen Softwareauswahl, bei der du effizient einen Überblick über die für euch relevantesten Anbieter erhältst.
Wenn du dich bereits bestens in Sachen Compliance auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Compliance-System nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
Durch neue Regelungen, Anforderungen und Gesetze ist Compliance im Jahre 2025 eine echte Herausforderung geworden. Das umfangreiche Management der verschiedenen Themen muss selbst bei kleineren Mittelständlern professionell strukturiert werden. Klar, da ist zum einen die regulatorische Verpflichtung, aber zum anderen, und das ist das Neue, auch der umsatzseitige Druck von Kund:innen, Investoren und Geschäftspartnern transparent zu agieren. In anderen Worten: Compliant zu sein, hat sich zu einem wichtigen Kriterium bei Kauf- und Investitionsentscheidungen entwickelt. Relevante Compliance-Themen im Blick zu behalten, ist daher essenziell.
Allgemein gilt, sich zwischen ISO-Normen, ESG, IT und dem eigenen Code of Conduct optimal aufzustellen – und das muss heutzutage nicht mehr mit manuellen Tabellen oder Shared Sheets erfolgen. Zahlreiche Softwareanbieter stellen komfortable Lösungen zur Verfügung, die Mehrwerte für euer Unternehmen bieten und euch die verwalterische Arbeit erleichtern.
Fakt ist: Umso optimaler die verschiedenen Prozesse mit der richtig ausgewählten Software aufgesetzt und miteinander verknüpft werden, desto effizienter gestaltet ihr das Compliance-Management.
Compliance-Software klingt in erster Linie nach einem großen Kostenblock – in der Praxis entlastet sie aber massiv die Fachabteilungen, spart Beraterhonorare und senkt das Risiko teurer Rechtsverstöße. Zudem gibt es einen nachweisbaren ROI der Lizenzkosten.
Es lohnt sich also bei der Anbieterauswahl genauer hinzuschauen!
Der Anbietermarkt für Compliance-Tools und -Software-Systeme ist durch zahlreiche einzelne Bereichslösungen immens intransparent. Einschlägige Software-Listingportale führen über 600 Compliance Systeme auf, die sich entweder auf spezielle Compliance-Themen beziehen (die hohe Anzahl an Whistleblowing-Systemen ist hier besonders hervorzuheben) oder als All-In-One-Compliance-Lösung (oder GRC-Suite) positionieren. Akribisch recherchierte „Die 9 besten Compliance-Tools“-Artikel werden euch nicht zu dem wirklich passendsten Anbieter führen, da sie nicht auf eure individuellen Anforderungen und Hürden eingehen, vor denen euer Unternehmen im Compliance-Management steht.
Insgesamt lassen sich die Softwareanbieter in folgende drei Bereiche einteilen und sind damit für eure Vorselektion übersichtlicher zu kategorisieren:
GRC-Suiten (Governance, Risk, Compliance)
Die großen Alleskönner mit umfassenden Plattformen, die Compliance, Risikomanagement, Datenschutz, Lieferkette, Hinweisgebersystem und vieles mehr in einem System vereinen. Oft modular aufgebaut, extrem flexibel, aber häufig auch (sehr) komplex.
Speziallösungen für Compliance-Themen
Es gibt eine große Anzahl an Tools mit Lösungen zu bestimmten Compliance-Themen. Zum einen für Datenschutz, digitale Barrierefreiheit, ESG, HSE & Co. und zum anderen Compliance-Bereiche wie Finanzen oder HR. Teilweise sind die Anforderungen bei den Themen so umfangreich, dass eine Software speziell für einzelne ISO-Normen und Gesetze konzipiert ist, um diese bestmöglich zu erfüllen. Als Beispiel kann die ISO 50001 (Energiemanagement / Energieeffizienzgesetz) angeführt werden, für die ein wahnsinnig großes Softwareangebot besteht.
Branchenlösungen mit Compliance-Modulen
An dieser Stelle sind ERP- oder Qualitätsmanagement-Softwarelösungen anzuführen, die Compliance-Module für bestimmte Industrien und Branchen integriert haben – inkl. Umweltauflagen, Zertifizierungen oder konkreten Arbeitssicherheitsmaßnahmen. Compliance ist hier eher ein Add-on, nicht die Kernfunktion. Eine andere Herangehensweise, die aber durchaus für bestimmte Unternehmen der richtige Weg ist.
Doch was bedeutet diese Segmentierung der Softwarearten für euren Auswahlprozess? Es ist natürlich einfach für einen einzelnen Compliance-Bereich eine Lösung zu finden. Um den höchsten Nutzen aus dem Einsatz eines Compliance-Tools für euch zu generieren, gilt es in erster Line, einen Überblick über alle Compliance-Themen zu erhalten, diese zu priorisieren und ggfs. noch den Geschäftsnutzen (z. B. erhebliche Kosteneinsparungen bei der Einführung einer Abfallmanagement-Software) einfließen zu lassen.
Das Gute: Ihr seid aktuell auf der richtigen Seite, um euch effektiv den richtigen Anbietern anzunähern, die zu den Bedürfnissen eures Unternehmens passen.
Wenn ihr euch erstmalig mit der Einführung eines Compliance Systems beschäftigt oder aktuell eine ältere Software nutzt, werdet ihr erstaunt sein, in welchen Bereichen euch die Tools unterstützen. Natürlich kann man alles manuell lösen. Doch das ist meist umständlich und mit großem Aufwand verbunden. Zudem steigen die Anforderungen der Compliance-Aufgaben, was dazu führt, dass die manuelle Durchführung für Fehlerquellen sorgt.
Eine professionelle Softwarelösung schafft hier Abhilfe – sie verknüpft zentrale Elemente miteinander, sorgt für Transparenz und spart wertvolle Ressourcen.
Die Einführung eines solchen Compliance-Softwarelösung lässt sich je nach Komplexität schrittweise gestalten und nach und nach in bestehende Systeme integrieren – sei es modular über eine umfassende GRC-Suite oder durch spezialisierte Einzellösungen, die sich nahtlos über Schnittstellen miteinander verbinden.
Doch was leistet eine Compliance-Software eigentlich und wie erleichtert sie die Arbeit? Hier sind die wichtigsten Funktionen:
Rechtskataster & Gesetzesmonitoring
Als Unternehmen unterliegt ihr einer Vielzahl von Gesetzen, Normen und Vorschriften, die regelmäßig aktualisiert und novelliert werden. Eine Compliance-Software stellt sicher, dass alle relevanten rechtlichen Anforderungen automatisch erfasst, aktualisiert und in einem für euch individuellen, zentralen Rechtskataster dokumentiert werden. Die Software monitort die Gesetze, benachrichtigt Compliance-Verantwortliche über Änderungen und hilft bei der Umsetzung neuer Anforderungen.
Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer in Baden-Württemberg produziert für die Automobilindustrie. Durch eine Gesetzesänderung im Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) muss der Betrieb bestimmte CE-Kennzeichnungen aktualisieren. Die Compliance-Software erkennt das automatisch, zeigt betroffene Produktgruppen auf und informiert den Produktionsleiter. Dieser passt die technischen Dokumentationen an – ohne durch manuelle Arbeit die Gesetzeslage prüfen zu müssen.
Flexibles Risikomanagement
Eine Risikoanalyse mit integriertem Risikomanagement ist ein zentraler Bestandteil einer Compliance-Software. Mit dieser Funktion erkennen Unternehmen nicht nur die Risiken, sondern bewerten sie auch und ergreifen rechtzeitig angemessene Maßnahmen zur Risikominderung. Ein Compliance-Tool sollte daher über ein flexibles Risikomanagement verfügen, das verschiedene Risikofaktoren – wie z. B. rechtliche Veränderungen, interne Prozesse und externe Marktbedingungen – kontinuierlich überwacht und Bericht über sie erstattet.
Praxisbeispiel: Ein Lebensmittelhersteller in Salzburg liefert seine Produkte auch nach Deutschland. Durch eine neue Regelung zur Allergenkennzeichnung steigt das Risiko für Abmahnungen. Die Software stuft das als mittelhoch ein, generiert eine Handlungsempfehlung zur Verpackungsprüfung und erstellt eine Taskliste fürs QM-Team – mit Termin und Verantwortlichem.
Datenbank für die Dokumentverwaltung
Durch Regelungen – wie z. B. den umfangreichen ESG-Anforderungen – müssen Unternehmen in ihren Compliance-Bemühungen eine Vielzahl von Richtlinien, Zertifikaten, Schulungsnachweisen, Auditberichten und gesetzlichen Vorgaben verwalten. Eine Compliance-Software sollte daher die Möglichkeit bieten, diese Dokumente sicher, transparent und übersichtlich zu verwalten. Das sorgt nicht nur dafür, dass Nachweise bei Bedarf schnell abrufbar sind, sondern reduziert auch den manuellen Verwaltungsaufwand.
Automatisierte Berichtserstellung und Dokumentation
Die Möglichkeit einer automatisierten Berichterstattung unterstützt dabei, Prüfprozesse im Compliance-Management effizienter zu gestalten und Nachweise über eine normgerechte und gesetzeskonforme Wirtschaftung zu erstellen. Im besten Fall ist die Erstellung der Compliance-Berichte mit einer Weiterleitungsfunktion verbunden, die dafür sorgt, dass z. B. Geschäftspartner oder Investoren auf die Reportings zugreifen. Ein großer Vorteil der Automatisierung: Fehler, die durch aufwändige manuelle Prüfungen entstehen, werden minimiert und der Aufwand reduziert. Gleichzeitig wird eine effizientere Überwachung der Compliance-Bemühungen ermöglicht und Transparenz sowie Nachweisfähigkeit gegenüber internen und externen Prüfinstanzen verbessert.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen aus NRW ist erstmals CSRD-berichtspflichtig. Statt Excel-Tabellen und manuellem Copy-Paste erstellt die Compliance-Software auf Knopfdruck einen vollständigen Nachweis des ESG-Berichts nach ESRS – mit automatisch eingefügten Emissionsdaten, Sozialkennzahlen und Governance-Bewertungen. Dieser Nachweis wird anschließend direkt an Investoren weitergeleitet.
Korrespondenz und Integration in bestehende Systeme
Eine moderne Compliance-Software ist in bestehende Systeme nahtlos integriert. Dies kann durch eine Import-Möglichkeit von Daten aus ESG- und/oder CSRD-Softwarelösungen geschehen oder durch eine aktive Verknüpfung der Tools. Denn durch eine Compliance-Software, die sich ohne größere Anpassungen in bestehende Systeme integrieren lässt, werden Dateninseln verhindert und eine effiziente Verarbeitung von Informationen und Daten ermöglicht.
Praxisbeispiel: Ein Industrieunternehmen nutzt SAP für Finanzen, ein separates Tool für Umweltkennzahlen und ein Drittsystem fürs Schulungsmanagement. Die Compliance-Software verknüpft diese Systeme ohne Umprogrammierung. ESG-Kennzahlen, Lieferantenauswertungen und Mitarbeiterschulungen lassen sich problemlos im Compliance-Dashboard anzeigen und filtern.
Dokumentierte Schulungen und Workshops
Mitarbeiterschulungen und Workshops sind ein essenzieller Bestandteil in einer Compliance-Software, da sie sicherstellen, dass alle Beschäftigten die notwendigen Kenntnisse über gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien und Best Practices im Bereich Compliance haben. Gleichzeitig sorgen entsprechende Schulungen dafür, dass jeder effektiv mit dem Compliance-Tool umgehen und das bestmögliche aus dem Compliance-Management rausholen kann. Bei den Schulungen ist zu beachten: Sie sollten praxisnah sein und aktuell geltende Anforderungen abdecken.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Logistik-Unternehmen muss Mitarbeiter zu interner Compliance schulen. Über die Software wird eine E-Learning-Reihe ausgerollt – passend zur jeweiligen Funktion (Fahrer, Dispo, Einkauf). Die Teilnahme wird automatisch dokumentiert, und Erinnerungen gehen bei Fristüberschreitungen raus. Im Fall einer Kontrolle kann die Personalabteilung den Schulungsstand per Klick belegen.
Besonders wichtig an den Funktionen einer Compliance-Software: Sie muss zu den Strukturen und den Bedürfnissen eures Unternehmens passen. Außerdem sollte sie jetzige und zukünftige Herausforderungen im Blick behalten und die gesetzlichen Regulatoriken und Richtlinien berücksichtigen.
Die Kosten für eine Compliance-Software sind, wie fast alle Preise im Enterprise-Software-Segment, nicht pauschalisierbar. Lediglich bei klar separierbaren Bereichen, wie bspw. Whistleblowing oder der digitalen Barrierefreiheit, sind klare Preisstrukturen öffentlich vergleichbar.
Bei den Angeboten, die über unsere Plattform abgegeben wurden, beeinflussen die folgenden Kriterien das einzusetzende Budget:
Anzahl der Compliance-Module Anzahl der User Art und Anzahl der eingesetzten Frameworks Organisationsstruktur des Unternehmens
Die Lizenzpreise für ein Compliance-Tool bewegen sich in einem Rahmen von 50–1.500 € pro Monat abhängig von den oben genannten Parametern.
Ein mittelständisches Unternehmen mit 350 Mitarbeitern und 3 Standorten entscheidet sich für eine zentrale Compliance-Software, um seine Pflichten (oder Kundenanforderungen) aus Lieferkettengesetz (LkSG), Hinweisgeberschutzgesetz, Datenschutz und Arbeitsschutz in den Griff zu bekommen.
📊 Kostenaufstellung:
👉 Jährliche Softwarekosten: ca. 15.000 bis 20.000 Euro im ersten Jahr (inkl. Setup), danach ca. 10.000 bis 14.000 Euro pro Jahr.
Mögliche Einsparpotenziale:
👉 Einsparpotenzial: konservativ ca. 40.000 bis 75.000 € / Jahr.
Wir haben hier versucht eine möglichst konkrete Preisorientierung zu geben und die Berechnung des Kosten-/Nutzenverhältnisses aufzuzeigen. Selbst wenn ihr bei eurer eigenen Kalkulation auf ein negatives Einsparpotential kommt: Eine Compliance-Software ist immer eine „Versicherung“ um Strafzahlungen zu vermeiden.
Unsere Empfehlung: Fülle unseren Compliance Match-Assistant aus und erhalte eine unverbindliche Budgeteinschätzung für eine Software nach euren Kriterien von individuell ausgewählten Anbietern auf unserer Plattform.
Wir screenen den Markt für alle GRC-Softwarearten kontinuierlich und erweitern stetig unseren Katalog. In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Compliance-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen uvm.
Von dieser einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ermitteln in einer Shortlist (wir nennen es Matchboard) die drei Anbieter von Softwarelösungen, die bestmöglich zu eurer Situation passen.
Das Beste: Das Matching auf Matchilla ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym (mehr unter FAQ).
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den Compliance-Aufgaben unterstützt, fülle den Match-Assistant aus!
Anbieter im Matching: 124
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Durch Matchilla öffnen wir uns ganz bequem Impulsen von neuen Dienstleistern, die vorher außerhalb unseres Radars lagen. Unsere Suchangaben werden mit einer Datenbank abgeglichen, die finalen Vorschläge liegen aber in den Händen des Matchilla-Teams. Das Ergebnis: Hohe Qualität und ein starker Service!
Ihr steht vor der Herausforderung, eure Compliance-Themen strukturiert und rechtskonform mit einer Software zu managen, doch die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess über Listingportale oder Marktübersichten ist komplex und kompliziert.
Genau hier kommt Matchilla ins Spiel. Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Auswahl von Compliance-Toolanbietern. Wir verfügen über die wohl bestgepflegte Datenbank mit Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum.
Mit diesem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform führt.
Wir bringen die richtigen Anbieter zu euch – und nicht umgekehrt!
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Das individuelle Matching sowie die Nutzung der Plattform finanziert sich über die Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis, die Auswahl liegt natürlich bei euch, ebenso die risikofreie Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Software genutzt werden. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren eigenen Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur transparent und übersichtlich mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Zudem schafft Matchilla für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement als auch den Chef freuen!
Starte ganz einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei euch melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig. Zudem wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt. Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben, überraschen wir mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen in Zukunft bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Deswegen sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus: Wir freuen uns auf das Matching!
René Kühn ist der Gründer und Geschäftsführer bei Matchilla. Auf der Matching- und Procurement-Plattform konnte er mit seinem Team eine der besten Marktübersichten für Compliance-Dienstleister aufbauen.
Unternehmen stehen durch eine neue EU-Verordnung vor großen Herausforderungen: Die EU Deforestation Regulation…
Ihr wollt euer ERM (Enterprise Risk Management) professionalisieren? Aufgaben und Prozesse sollen mit…
Ihr seid dabei euch auf die Anforderungen des BFSG vorzubereiten und sucht nach…
