EUDR-Software: Tools für entwaldungsfreie Lieferketten gemäß EUDR
Unternehmen stehen durch eine neue EU-Verordnung vor großen Herausforderungen: Die EU Deforestation Regulation…
ompliance hat in den letzten Monaten mit diversen ESG- und Cybersecurity-Compliancethemen Verstärkung erhalten. Die rechtlichen Verpflichtungen nehmen zu. Entsprechend bewegt sich der Compliance-Softwaremarkt aktuell dynamisch und das Identifizieren der richtigen Dienstleister ist kompliziert.
In diesem Artikel erhältst du einen umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer Compliance-Software mit Tipps aus der Praxis, damit du mit dem richtigen Tool startest und exzellente Datenstrukturen und Prozesse aufbaust.
Zudem teilen wir mit dir unser Know-how aus unseren Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne im Rahmen einer individuellen Softwareauswahl, bei der du effizient einen Überblick über die für euch relevantesten Anbieter erhältst.
Wenn du dich bereits bestens in Sachen Compliance auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Compliance-System nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
Durch neue Regelungen, Anforderungen und Gesetze ist Compliance im Jahre 2025 eine echte Herausforderung geworden. Das umfangreiche Management der verschiedenen Themen muss selbst bei kleineren Mittelständlern professionell strukturiert werden. Klar, da ist zum einen die regulatorische Verpflichtung, aber zum anderen, und das ist das Neue, auch der umsatzseitige Druck von Kund:innen, Investoren und Geschäftspartnern transparent zu agieren. In anderen Worten: Compliant zu sein, hat sich zu einem wichtigen Kriterium bei Kaufentscheidungen uvm. entwickelt.
Zwischen ISO-Normen, ESG, IT und dem eigenen Code of Conduct gilt es, sich optimal aufzustellen — das muss heutzutage nicht mehr mit manuellen Tabellen oder Shared Sheets erfolgen. Zahlreiche Softwareanbieter stellen komfortable Lösungen zur Verfügung, die Mehrwerte für euer Unternehmen bieten und euch die verwalterische Arbeit erleichtern. In jedem Fall gilt: Umso optimaler die verschiedenen Prozesse mit der richtig ausgewählten Software aufgesetzt werden, desto effizienter gestaltet ihr das Compliance-Management.
Compliance-Software mag erstmal nach Kostenblock klingen – in der Praxis entlastet sie aber massiv die Fachabteilungen, spart Beraterhonorare und senkt das Risiko teurer Rechtsverstöße. Es lohnt sich folglich bei der Anbieterauswahl genauer hinzuschauen. Starten wir mit dem Marktüberblick!
Der Anbietermarkt für Compliance-Tools und Software-Systeme ist durch zahlreiche einzelne Bereichslösungen immens intransparent. Einschlägige Software-Listingportale führen über 600 Compliance Systeme auf, die sich entweder auf spezielle Compliance-Themen beziehen (Whistleblowing ist hier besonders hervorzuheben) oder als All-In-One-Compliance-Lösung (oder als GRC-Suite) positionieren. Akribisch recherchierte „Die 9 besten Compliance-Tools“-Artikel werden euch nicht zu dem wirklich passendsten Anbieter führen, da sie nicht auf individuelle Anforderungen und Hürden eingehen, vor denen Unternehmen in ihrem Compliance-Management stehen.
In folgende drei Bereiche lassen sich die Softwareanbieter einteilen:
GRC-Suiten (Governance, Risk, Compliance)
Die großen Alleskönner – umfassende Plattformen, die Compliance, Risikomanagement, Datenschutz, Lieferkette, Hinweisgebersystem und vieles mehr in einem System vereinen. Oft modular aufgebaut, extrem flexibel, aber auch ziemlich komplex.
Speziallösungen für einzelne Themen
Tools mit starkem Fokus auf ein bestimmte Compliance-Themen – z. B. Hinweisgebersysteme, Lieferantenbewertungen oder Datenschutzmanagement. Schnell implementiert, sehr fokussiert, aber oft wenig Schnittstellen zu anderen Compliance-Bereichen.
Branchenlösungen mit Compliance-Modulen
ERP- oder Qualitätsmanagement-Software, die Compliance-Module integriert hat – z. B. für Umweltauflagen, Zertifizierungen oder Arbeitssicherheit. Compliance ist hier eher ein Add-on, nicht die Kernfunktion.
Um das Bestmögliche aus einem Compliance-Tool rauszuholen, gilt für euch einen Überblick über die Angebote zu bekommen und zu identifizieren, welche Arten von Software überhaupt für euch und die Bedürfnisse eures Unternehmens in Frage kommen.
Ein Compliance-Tool sollte in erster Linie eine solide Basis an Funktionen bieten, um Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben effizient zu unterstützen. Zu den grundlegenden Funktionen gehören unter anderem:
Automatisierte Update bei den Gesetzen und Regulatoriken
Weil gesetzliche und regulatorische Vorgaben stetig angepasst und weiterentwickelt werden, sind regelmäßige Updates einer Compliance-Software essenziell, um Verstöße und die damit verbundenen Konsequenzen zu vermeiden. Idealerweise wird hierfür ein automatisierter Prozess etabliert, bei dem die Software auf offizielle Datenbanken, regulatorische Veröffentlichungen und Nachrichtenquellen zugreift, um Neuerungen automatisch in einem individuellen Rechtskataster zu erfassen. Ist die automatische Funktion nicht gegeben, ist es wichtig darauf zu achten, dass der Softwareanbieter das Compliance-Tool regelmäßig aktualisiert und neue gesetzliche Anforderungen rechtzeitig in die Software integriert.
Flexibles Risikomanagement
Eine Risikoanalyse mit integriertem Risikomanagement ist ein zentraler Bestandteil einer qualifizierten Compliance-Software. Mit dieser Funktion erkennen Unternehmen nicht nur die Risiken, sondern bewerten sie auch und ergreifen rechtzeitig angemessene Maßnahmen zur Risikominderung. Ein Compliance-Tool sollte daher über ein flexibles Risikomanagement verfügen, das verschiedene Risikofaktoren — wie z. B. rechtliche Veränderungen, interne Prozesse und externe Marktbedingungen — kontinuierlich überwacht und Bericht über sie erstattet.
Datenbank und Dokumentverwaltung
Durch Regelungen — wie z. B. die umfangreichen ESG-Anforderungen — müssen Unternehmen in ihren Compliance-Bemühungen eine Vielzahl von Richtlinien, Zertifikaten, Schulungsnachweisen, Auditberichten und gesetzlichen Vorgaben verwalten. Eine Compliance-Software sollte daher die Möglichkeit bieten, diese Dokumente sicher, transparent und übersichtlich zu verwalten. Das sorgt nicht nur dafür, dass Nachweise bei Bedarf schnell abrufbar sind, sondern reduziert auch den manuellen Verwaltungsaufwand.
Automatisierte Berichtserstellung
Die Möglichkeit einer automatisierten Berichterstattung unterstützt dabei, Prüfprozesse im Compliance-Management effizienter zu gestalten und Nachweise über eine normgerechte und gesetzeskonforme Wirtschaftung zu erstellen. Im besten Fall ist die Erstellung der Compliance-Berichte mit einer Weiterleitungsfunktion verbunden, die dafür sorgt, dass z. B. Geschäftspartner oder Investoren auf die Reportings zugreifen können. Ein großer Vorteil der Automatisierung: Fehler, die durch aufwändige manuelle Prüfungen entstehen, werden minimiert und der Aufwand reduziert. Gleichzeitig wird eine effizientere Überwachung der Compliance-Bemühungen ermöglicht und Transparenz sowie Nachweisfähigkeit gegenüber internen und externen Prüfinstanzen verbessert.
Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende Systeme
Die Software muss intuitiv und einfach zu bedienen sein, um möglichst effizient und ja, auch gerne, mit ihr zu arbeiten. Komplizierte Benutzeroberflächen sorgen dafür, dass der Arbeitsaufwand steigt und Schulungsanforderungen erhöht werden. Zusätzlich sollte sich die Compliance-Software in bestehende Systeme integrieren lassen. Dies kann durch eine Import-Möglichkeit von Daten aus ESG- und/oder CSRD-Softwarelösungen geschehen oder durch eine aktive Verknüpfung der Tools. Denn durch eine Compliance-Software, die sich ohne größere Anpassungen in bestehende Systeme integrieren lässt, werden Dateninseln verhindert und eine effiziente Verarbeitung von Informationen und Daten ermöglicht.
Schulungen und Workshops
Mitarbeiterschulungen und Workshops sind ein essenzieller Bestandteil einer qualifizierten Compliance-Software, da sie sicherstellen, dass alle Beschäftigten die notwendigen Kenntnisse über gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien und Best Practices im Bereich Compliance haben. Gleichzeitig sorgen entsprechende Schulungen dafür, dass jeder effektiv mit dem Compliance-Tool umgehen und das bestmögliche aus dem Compliance-Management rausholen kann. Bei den Schulungen ist zu beachten: Sie sollten praxisnah sein und aktuell geltende Anforderungen abdecken.
Besonders wichtig an den Funktionen einer Compliance-Software: Sie muss zu euren Strukturen sowie jetzigen und zukünftigen Herausforderungen bzw. zu beachtenden Regulatoriken passen.
Die Kosten für eine Compliance-Software sind, wie fast alle Preise im Enterprise-Software-Segment, nicht pauschalisierbar. Lediglich bei klar separierbaren Bereichen, wie bspw. Whistleblowing oder der digitalen Barrierefreiheit, sind klare Preisstrukturen öffentlich vergleichbar.
Bei den Angeboten, die über unsere Plattform abgegeben wurden, beeinflussen die folgenden Kriterien das einzusetzende Budget:
Anzahl der Compliance-Module Anzahl der User Art und Anzahl der eingesetzten Frameworks Organisationsstruktur des Unternehmens
Die Lizenzpreise für ein Compliance-Tool bewegen sich in einem Rahmen von 50–1.500 € pro Monat abhängig von den oben genannten Parametern.
ROI-Beispielrechnung: Was kostet eine Compliance-Software – und was spart sie ein?
Ein mittelständisches Unternehmen mit 350 Mitarbeitern und 3 Standorten entscheidet sich für eine zentrale Compliance-Software, um seine Pflichten (oder Kundenanforderungen) aus Lieferkettengesetz (LkSG), Hinweisgeberschutzgesetz, Datenschutz und Arbeitsschutz in den Griff zu bekommen.
📊 Kostenaufstellung:
👉 Jährliche Softwarekosten: ca. 15.000 bis 20.000 Euro im ersten Jahr (inkl. Setup), danach ca. 10.000 bis 14.000 Euro pro Jahr.
Mögliche Einsparpotenziale:
👉 Einsparpotenzial: konservativ ca. 40.000 bis 75.000 Euro/Jahr.
Wir haben hier versucht eine möglichst konkrete Preisorientierung zu geben und die Berechnung des Kosten-/Nutzenverhältnisses aufzuzeigen. Selbst wenn ihr bei eurer eigenen Kalkulation auf ein negatives Einsparpotential kommt: Eine Compliance-Software ist immer eine „Versicherung“ um Strafzahlungen zu vermeiden.
Unsere Empfehlung: Fülle unseren Compliance Match-Assistant aus und erhalte eine unverbindliche Budgeteinschätzung für eine Software nach euren Kriterien von individuell ausgewählten Anbietern auf unserer Plattform.
Wir screenen den Markt für alle GRC-Softwarearten kontinuierlich und erweitern stetig unseren Katalog. In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Compliance-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen uvm.
Von dieser einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 Compliance-Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ermitteln in einer Shortlist (wir nennen es Matchboard) die drei Anbieter von Softwarelösungen, die bestmöglich zu eurer Situation passen.
Das Beste: Das Matching auf Matchilla ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym (mehr unter FAQ).
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den Compliance-Aufgaben unterstützt, fülle den Match-Assistant aus!
Anbieter im Matching: 124
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Durch Matchilla öffnen wir uns ganz bequem Impulsen von neuen Dienstleistern, die vorher außerhalb unseres Radars lagen. Unsere Suchangaben werden mit einer Datenbank abgeglichen, die finalen Vorschläge liegen aber in den Händen des Matchilla-Teams. Das Ergebnis: Hohe Qualität und ein starker Service!
Wie dynamisch sich der Compliance-Softwaremarkt entwickelt, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich erläutert. Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind komplex und kompliziert.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach Compliance-Toolanbietern. Wir verfügen über die wohl bestgepflegte Datenbank mit Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum.
Mit diesem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform zum richtigen Anbieter führt.
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Das individuelle Matching sowie die Nutzung der Plattform finanziert sich über die Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis, die Auswahl liegt natürlich bei euch, ebenso die Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Software genutzt werden. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur transparent mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Zudem schafft Matchilla für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement als auch den Chef freuen!
Starte einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei euch melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig. Zudem wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt. Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben, überraschen wir mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.
Nach der Erstellung des Matchboards begleiten wir euch auch bei den Anbietergesprächen, korrigieren ggfs. gemeinsam eure Anforderungen bei neuen Erkenntnissen und sind jederzeit für euch ansprechbar bis wir gemeinsam die richtige Software für euch identifiziert haben.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen in Zukunft bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Deswegen sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus: Wir freuen uns auf das Matching!
René Kühn ist der Gründer und Geschäftsführer bei Matchilla. Auf der Matching- und Procurement-Plattform konnte er mit seinem Team eine der besten Marktübersichten für Compliance-Dienstleister aufbauen.
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