Compliance-Software – Matching der besten Systeme und Tools
Ihr seid auf der Suche nach einem Compliance-Managament System, das eure Prozesse optimiert?…
lassisches Abfallmanagement war lange eine Randdisziplin – oft irgendwo zwischen Produktion und Compliance aufgehängt. Doch das hat sich seit eANV, Kreislaufwirtschaft, ESG-Strategien und "Zero Waste" stark verändert.
Um effiziente Prozesse zu etablieren und externe Entsorgungskosten zu sparen, ist technische Unterstützung gefragt.
In diesem umfangreichen Leitfaden für die Auswahl einer Abfallmanagement-Software fassen wir alle relevanten Informationen für den Auswahlprozess zusammen und identifizieren für euch die relevantesten Anbieter im Rahmen eines individuellen Software-Matchings.
Wenn du dich bereits bestens mit ISO 14001, EMAS & Co. auskennst, von unserem kostenlosen Matching-Service gehört hast und direkt den Auswahlprozess für ein Tool nach euren Kriterien starten möchtest, gibt es hier eine Abkürzung.
Abfallmanagement läuft in vielen Unternehmen noch immer nebenher – mit Excel-Listen und oft unklaren Zuständigkeiten. Dies mag funktionieren solange keine besonderen Anforderungen bestehen. Wenn Mengen jedoch steigen, Nachweise (z.B. beim eANV ) fehlen oder Entsorgungskosten unerwartet explodieren, zeigt sich: Ohne strukturierte Prozesse und verlässliche Daten wird Abfallmanagement schnell teuer und riskant.
Eine Abfallmanagement-Software löst genau diese Probleme. Sie erfasst alle Abfälle zentral, dokumentiert Mengen, Entsorger, Kosten und Nachweise automatisch und sorgt für klare Verantwortlichkeiten. So spart ihr nicht nur Zeit bei der täglichen Abwicklung, sondern habt jederzeit den vollen Überblick – auch für Audits, Umweltberichte oder interne Auswertungen.
Besonders spannend wird es, wenn ihr Abfall nicht nur entsorgt, sondern aktiv reduziert. Die Software zeigt euch, wo Abfälle entstehen, welche Stoffe teuer entsorgt werden und wo besser getrennt werden kann. Das hilft euch nicht nur, Kosten zu senken. Auch die Ziel-KPIs in eurer ESG-Software freuen sich.
Kurz gesagt: Mit einer Abfallmanagement-Software spart ihr Zeit, senkt Kosten, erfüllt gesetzliche Pflichten und legt den Grundstein für ein nachhaltiges, transparentes Abfallmanagement.
Abfallmanagement ist ein Teilbereich des integrierten Managementkonzepts HSEQ (Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Qualität) und hier insbesondere des Umwelt- und Sicherheitsmanagements. Es trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zur Minimierung von Umweltbelastungen und zur Verbesserung der Arbeitssicherheit bei, indem es den Umgang mit Abfällen systematisch regelt.
Derzeit entwickelt sich der Markt für Abfallmanagement-Software deutlich weiter. Lange Zeit war das Thema von großen Entsorgungsunternehmen besetzt, die ihren Kunden eigene Portale oder Tools zur Verfügung stellten – allerdings oft mit Fokus auf die eigenen Leistungen. Inzwischen gibt es im deutschsprachigen Raum rund 30 spezialisierte Anbieter, die Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen anbieten – von schlanken Tools für kleinere Betriebe bis hin zu umfassenden Plattformen für Konzerne mit mehreren Standorten.
Bei der Suche nach einer Softwarelösung werden Anbieter in diese drei Kategorien unterteilt:
1. Entsorger-gebundene Lösungen: Hier bieten Entsorgungsunternehmen eigene Plattformen an, über die ihr Mengen meldet, Aufträge auslöst und Nachweise abruft. Der Vorteil: Die Schnittstelle zum Entsorger ist direkt integriert. Der Nachteil: Ihr seid meist an diesen einen Dienstleister gebunden – ein echter Vergleich verschiedener Entsorger oder die freie Wahl bei Ausschreibungen wird erschwert.
2. ERP- und Umweltmanagement-Software: Einige ERP-Systeme und umfängliche Umweltmanagement-Softwarearten bieten Abfallmanagement-Module an. Diese sind oft gut in bestehende Prozesse integriert, aber teilweise sehr komplex und weniger spezialisiert. Der Fokus liegt hier meist auf der reinen Dokumentation – Optimierungs- und Analysefunktionen fehlen oftmals.
3. Spezialisierte Abfallmanagement-Software: Diese Toolanbieter konzentrieren sich komplett auf die Prozesse rund um Abfälle und Wertstoffe – von der Entstehung über die Trennung und Entsorgung bis zur Kosten- und Mengenauswertung. Die Lösungen lassen sich flexibel mit verschiedenen Entsorgern nutzen, bieten umfangreiche Auswertungen und unterstützen Unternehmen dabei, Abfallprozesse aktiv zu steuern und zu optimieren.
Zusätzlich gibt es Nischenanbieter, die sich auf spezielle Abfallarten (z. B. Gefahrgut oder Produktionsabfälle) konzentrieren oder besondere Branchen (z. B. Bau, Lebensmittel oder Pharma) adressieren.
Durch dieses vielfältige Anbieterangebot ist es folglich ohne Belang, ob ihr gerade erst mit der Digitalisierung der verschiedenen Prozesse startet oder eine bereits im Einsatz befindliche Software gegen eine effektivere Alternative austauscht: In 2025 gibt es für jeden Bedarf und jedes Ziel eine Lösung, die einen hohen Mehrwert stiftet.
Zu den nutzenstiftende Softwarefunktionen zählen:
Abfallerfassung und Mengenmanagement: Kein Excel-Chaos mehr: Die Software erfasst alle Abfallarten, Mengen und Entstehungsorte zentral – egal ob Restmüll, Wertstoffe oder Sonderabfälle. Auch Änderungen oder Korrekturen dokumentiert sie lückenlos.
Praxisbeispiel: Ihr seht auf einen Blick, wie viel Kunststoffabfall in der Produktion anfällt oder wie sich der Papierverbrauch in den Büros entwickelt – teilweise sogar in Echtzeit und ohne manuelle Datensammlung.
Nachweis- und Dokumentenmanagement: Abfallnachweise, Begleitscheine, Entsorgungsverträge oder Efb-Zertifikate – alle relevanten Dokumente landen automatisch und digitalisiert im System, sauber abgelegt nach Abfallart, Standort und Entsorger.
Nachweis- und Dokumentenmanagement: Wissen statt schätzen: Die Software erstellt aussagekräftige Analysen – nach Abfallarten, Standorten, Kostenstellen oder Zeiträumen. So erkennt ihr Trends und könnt gezielt die richtigen Maßnahmen einleiten.
ESG- und Nachhaltigkeitsreporting: Abfallmanagement wird Teil eurer ESG-Strategie: Die Software liefert die Kennzahlen für euren Nachhaltigkeitsbericht – von Recyclingquoten bis CO2-Bilanzen.
Praxisbeispiel: Für euer ESG-Reporting erstellt ihr mit einem Klick eine Übersicht aller Abfallmengen und Verwertungswege für das gesamte Jahr – inklusive Vergleich zum Vorjahr. Zur Relevanz hinsichtlich der CSRD bzw. des VSME folgen im nächsten Abschnitt noch weitere Details.
Abfallvermeidung und Verbesserung der Recyclingquote: Abfallmanagement bedeutet nicht nur Entsorgen, sondern auch Vermeiden. Die Software zeigt euch, wo Abfälle entstehen, wie ihr besser trennt oder welche Materialien sich wiederverwenden lassen.
Praxisbeispiel: Die Analyse zeigt, dass große Mengen sauberer Kartonagen direkt entsorgt werden – stattdessen könnten sie intern für Verpackungszwecke wiederverwendet werden.
Rechtssicherheit und Compliance: Gesetzliche Anforderungen sicher im Griff: Die Software kennt die relevanten Vorschriften und sorgt dafür, dass alle Nachweise, Fristen und Dokumentationspflichten eingehalten werden. In diesem Kontext der Hinweis, dass sich die ISO 14001 in der Novelierung befindet und das Tool, wenn für euch relevant, anpassbar sein muss.
Praxisbeispiel: Bei einer Störfallmeldung wird automatisch die zuständige Behörde informiert und alle erforderlichen Dokumente werden direkt angehängt.
Solltest du aktuell noch manuell mit Tabellenkalkulationen oder einer veralteten HSEQ-Software arbeiten, sehnst du dich sicher schon jetzt nach dem Einführungsdatum der neuen Software. Beachte auch, dass es inzwischen vereinfachendere KI-Integrationen gibt (z. B. bei der Digitalisierung von Belegen), die dafür sorgen, dass Abfallmanagement sogar Spaß macht.
Exkurs Nachhaltigkeitsberichterstattung: Das neue Bewusstsein für Optimierungen im Abfallmanagement resultiert u. a. aus den neuen Anforderungen an die Ressourcen- und Kreislaufwirtschaft. „Zero Waste“ ist für viele Unternehmen zu einem echten Ziel geworden. Entsprechende Aktivitäten gehören zudem in den Nachhaltigkeitsbericht – und landen direkt in den ESRS E5, den Reportingstandards der EFRAG.
Für euer CSRD- (als auch das VSME-Reportingtool bei KMUs) solltet ihr genau wissen, wie viel Abfall an welchem Standort anfällt, wie ihr ihn entsorgt, was davon recycelt wird und ob ihr es schafft, eure Abfallmenge Jahr für Jahr zu reduzieren. Die Optimierungen in eurem Abfallmanagement werden damit nicht nur intern, sondern auch von externen Stakeholdern in euren jährlichen Reportings „beobachtet“.
Es gibt viele Vorteile für den Einsatz eines Tools. Jetzt muss sich der Softwareeinsatz nur noch rechnen.
Da wir eure individuellen Kriterien (noch nicht) kennen, ist es natürlich schwierig, einen konkreten Budgeteinsatz zu empfehlen. Dafür ist der Markt, wie schon beschrieben, zu vielfältig. Grundsätzlich bewegen sich die Preise in einem recht breiten Spektrum – von sehr schlanken Lösungen für kleinere Betriebe ab etwa 50 bis 300 Euro im Monat bis hin zu umfangreichen Plattformen für größere Mittelständler oder Konzerne, die mittlere vierstellige Beträge pro Monat kosten.
Faktoren, die den Preis beeinflußen sind z. B. Anzahl der Abfallarten Anzahl der Nutzer:innen Anzahl der Unternehmensstandorte Abfallmengen
Nachfolgend erhaltet ihr eine beispielhafte ROI-Rechnung für einen Mittelständler: Ein klassisches, mittelständisches Produktionsunternehmen mit fünf Standorten, etwa 500 Mitarbeitenden und einem jährlichen Abfallaufkommen von 2.500 Tonnen (gemischte Gewerbeabfälle, Papier, Kunststoffe, Metalle, Holz, Sonderabfälle) entscheidet sich für eine spezialisierte Abfallmanagement-Software.
👉 Gesamtes Einsparpotential: 50.000 bis 85.000 Euro pro Jahr
Unsere Empfehlung: Fülle unseren Match-Assistant sorgfältig aus, um auf unserer Plattform eine unverbindliche Budgeteinschätzung seitens ausgewählter Anbieter zu erhalten.
Einen Softwarevergleich für die zu euren Anforderungen besten Anbieter durchzuführen, ist durch die Intransparenz im Markt mühsam. Aber: Du bist gerade in diesem Moment auf der richtigen Seite für die optimale Lösung.
In unserer Datenbank befinden sich die relevantesten Abfallmanagement-Tools für den deutschsprachigen Raum – hinterlegt mit harten und weichen Faktoren wie Funktionen, Modulen, Standards, Schnittstellen, Branchenkompetenzen, Preisen u.v.m.
Von unserer einzigartigen Marktübersicht sowie unserer gewonnenen Kompetenz aus über 500 ESG-Matchings für Mittelständler und Konzerne aus den unterschiedlichsten Branchen profitiert ihr jetzt: Wir begleiten euch vom ersten Kriterienkatalog bis hin zur finalen Anbieterauswahl und ersparen eine langwierige und zeitintensive Marktrecherche.
Über unser Matching ermitteln wir in einer individuellen Shortlist (unsererseits Matchboard genannt) die drei Anbieter von Softwarelösungen, die zu eurer Situation passen.
Das Beste: Dieser Vergleich der Tool-Anbieter ist für euch unverbindlich, kostenlos und gegenüber den Anbietern anonym.
Wenn du wissen möchtest, welche Lösung euch in Zukunft bestmöglich bei den verschiedenen Aufgaben unterstützt, investiere jetzt kurz Zeit und fülle den Match-Assistant aus!
Wir freuen uns auf das Matching mit dir!
Anbieter im Matching: 27
Den Ansatz von Matchilla ist genial: Ich muss Beratungen und Software-Anbieter nicht mehr mühsam recherchieren und mich durch viele Vergleichsportale kämpfen – die passenden Anbieter kommen sozusagen zu mir – mit einem Aufwand von wenigen Minuten. Der Matching-Prozess spart uns viele Ressourcen.
Die Suche nach geeigneten Dienstleistern gestaltet sich über Matchilla einfach und superschnell. Kontaktaufnahme, Spezifikationen formuliert und nach wenigen Tagen waren die Ergebnisse da. Über diesen Weg kamen wir an Infos zu Anbietern, von denen wir vorab noch nichts gehört hatten. Ein echter Mehrwert.
Durch Matchilla öffnen wir uns ganz bequem Impulsen von neuen Dienstleistern, die vorher außerhalb unseres Radars lagen. Unsere Suchangaben werden mit einer Datenbank abgeglichen, die finalen Vorschläge liegen aber in den Händen des Matchilla-Teams. Das Ergebnis: Hohe Qualität und ein starker Service!
Wie sich der Softwaremarkt im Bereich Abfallmanagement entwickelt, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich erläutert. Die Recherche der Anbieteroptionen und der Auswahlprozess sind komplex und langwierig.
Den strukturierten Matching-Prozess, den ihr mit uns geht, haben wir bereits für viele Unternehmen (Mittelständler und Konzerne) erfolgreich durchgeführt und kennen damit quasi jede Konstellation bei der Suche nach ESG- und GRC-Toolanbietern.
Mit diesem Marktüberblick in Kombination mit unserer persönlichen Kompetenz erhaltet ihr einen immensen Wissensvorsprung, der euch nicht nur eine umständliche Recherchearbeit erspart, sondern in einem strukturierten Prozess über die Matchilla-Plattform zum richtigen Anbieter führt.
Der Service von Matchilla ist für euch kostenlos, unverbindlich und gegenüber den Anbietern anonymisiert. Die individuelle Ermittlung, um die beste Software für euch auszuwählen, sowie die zur Verfügungstellung der umfangreichen Hintergrundinformationen finanziert sich über die Plattform-Gebühren der Anbieter. Generell stehen wir mit euch in keinem bezahlten Vertragsverhältnis. Die Auswahl liegt natürlich bei euch, ebenso die Beendigung des Matching-Prozesses zu jeder Zeit.
Starte einfach mit dem Ausfüllen des Match-Assistants. Dadurch erhalten wir einen ersten Einblick in eure Anforderungen. Wir werden uns persönlich bei dir melden, falls weitere Spezifikationen benötigt werden. Damit schärfen wir die Auswahlkriterien und geben neben den Standard-Daten weitere individuelle Entscheidungsfaktoren in das Matching. Aus den aggregierten Informationen erstellen wir auf unserer Plattform das Matchboard mit den für euch relevantesten Tool-Anbietern.
Die Matchilla-Plattform kann für eine offizielle Ausschreibung einer Software genutzt werden, wobei davon auszugehen ist, dass das Budget hierbei unter euem Schwellwert liegen wird. Neben den vorhandenen Informationen zu den Anbietern sammelt ihr auch die entsprechenden Angebote, die euren Compliance-Regelungen entsprechen, direkt auf dem Matchboard. Über die Invite-Funktion teilst du die Angebote nicht nur mit dem Einkauf, sondern optional mit allen Prozessbeteiligten im Unternehmen.
Matchilla schafft für eure einzelne Matchanfrage einen individuellen Anbieter-Wettbewerb, bei dem die Preise für euch vergleichbarer und verhandelbar werden. Das wird sowohl das Procurement, den Chef als auch euer eigenes Budget freuen!
Unser Auswahlprozess basiert auf einem effizienten Zusammenspiel aus Daten, Algorithmen und einer ordentlichen Portion persönlicher Kompetenz. Durch die Anzahl an bereits erfolgten Matching-Prozessen ist unsere Datengrundlage einzigartig. Zudem wird kein Matchboard freigegeben, ohne dass einer unserer Experten seinen Input hinzufügt. Selbst Unternehmen, die schon mit mehreren Anbietern gesprochen haben, überraschen wir mit noch passenderen Optionen, die noch nicht recherchiert wurden.
Nach der Erstellung des Matchboards begleiten wir euch auch bei den Anbietergesprächen, korrigieren ggfs. gemeinsam eure Anforderungen bei neuen Erkenntnissen und sind jederzeit für euch ansprechbar bis wir gemeinsam die richtige Software für euch identifiziert haben.
Versteht Matchilla als neutralen Sparringspartner in diesem Software-Auswahlprozess. Wir möchten, dass euer Unternehmen auch künftig bei vielen weiteren Suchen nach Dienstleistern die Services der Matchilla-Plattform nutzt. Daher sind wir stark daran interessiert, dass ihr nicht nur auf einen exzellenten Procurement-Prozess zugreift, sondern über uns auch IMMER die bestmöglichen Anbieter findet.
Probiert es/uns unverbindlich aus!
Ulli Theves ist Head of CSRD- und ESG-Matchings bei Matchilla und Experte für technische Lösungen im Bereich Nachhaltigkeit. Im MatchZINE teilt er seine Expertise und veröffentlicht regelmäßig Aktuelles und Wissenswertes rund um das Thema ESG Tech.
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